Si vous cherchez à organiser un événement, un appel d'offres événementiel peut être une excellente option pour trouver le fournisseur idéal.

Aucun organisateur d'événement ne peut réussir un événement sans une bonne planification, respectant le budget, générant un ROI et rendant les participants heureux.

Et bien vous êtes à la bonne place pour comprendre.

Dans ce guide complet, nous allons tout vous expliquer.

Nous allons commencer par comprendre ce qu'est un appel d'offres événementiel, communément appelé (AO), et pourquoi il est important d'en avoir un efficace.

Ensuite, nous allons examiner les types d'appels d'offres et vous aider à choisir celui qui convient le mieux à vos besoins.

Nous vous donnerons des conseils pratiques pour rédiger un bon appel d'offres événementiel. Vous pourrez ensuite le présenter à la bonne entreprise qui s'occupera de votre événement virtuel ou hybride.

Enfin, nous allons vous aider à choisir les soumissions pour votre projet en tenant compte des critères importants.

Alors asseyez-vous, détendez-vous et laissez-nous vous guider vers la réussite de votre prochain événement!

Qu'est-ce qu'un appel d'offres événementiel?

Aussi appelé "demande de proposition" (RFP en anglais), c'est un document qui prévoit le plan d'un futur événement.

Les organisateurs d'événements utilisent les AO pour guider les personnes intéressées à collaborer avec eux sur un événement. Ils créent une proposition adaptée aux besoins des personnes intéressées.

Les AO sont importants pour les collaborations entre organisateurs d'événements et partenaires potentiels. Ils posent les bases de succès commerciaux.

Les Bénéfices de créer un appel d'offres événementiel?

Exigences claires

La création d'un AO permet aux organisateurs d'événements de définir les exigences pour leur événement. En conséquence, les professionnels comprennent clairement les besoins pour le jour de l'événement.

Exigences personnalisées

Contrairement aux outils de gestion de projets habituels, l'AO permet aux organisateurs d'événements de répondre aux besoins spécifiques de leur événement.

Transparence

Les exigences d'un événement sont décrites dans l'AO, ce qui facilite la collaboration des soumissionnaires en ayant des critères clairs d'évaluation.

Réduction des risques

Les AO aident les organisateurs d'événements à distinguer les candidats incompétents de ceux qui envoient des propositions adaptées à vos besoins.

Responsabilité et conformité

La plupart des AO ont des termes et des clauses contractuelles. Donc, toutes les parties impliquées dans l'événement respectent les lois et se mettent d'accord.

Comment rédiger un Appel d'Offres Événementiel de qualité?

Pour bien rédiger un appel d'offres événementiel, il faut collecter les infos du projet et définir clairement les besoins et objectifs de l'événement.

Structurez votre appel d'offres de manière logique et concise en utilisant un langage clair et précis.

Décomposez-les en autant d'éléments spécifiques que possible et finalisez chaque élément.

Fournissez également des critères de sélection spécifiques pour faciliter l'évaluation des soumissions.

Cela comprend la nourriture, le lieu et les outils nécessaires pour l'événement, qu'il soit dans la même région ou à l'étranger.

Après avoir défini la portée du projet, vous devez élaborer un calendrier. Créez un plan détaillé pour soumettre des propositions, avec des critères d'évaluation pour chaque proposition.

N'oubliez jamais d'être clair dans vos exigences.

Élaborez un appel d'offres qui guide les partenaires dans l'organisation d'un événement en harmonie avec vos objectifs globaux.

Que devriez-vous inclure dans votre AO événementiel ?

Voici un récapitulatif des éléments qui devraient être inclus dans un appel d'offres événementiel:

• • La mission et la vision de l'événement
  • Les objectifs de l'événement
  • Les ressources financières, technologiques ou le personnel requis pour l'événement
  • Un calendrier comprenant les étapes clés de l'événement et les dates importantes

Quatre meilleures pratiques pour les appel d'offres événementiels

Voici quatre meilleures pratiques à garder à l'esprit lorsque vous créez des appel d'offres pour des événements.

Clarté

Lors de la rédaction d'un AO, soyez clair et concis en détaillant les éléments qui constituent les fondations de votre projet.

Expliquez clairement le but et les objectifs de l'événement, ainsi que les exigences spécifiques que vous attendez des fournisseurs ou prestataires.

Évitez les termes vagues et le jargon pour vous assurer que toute personne lisant votre demande puisse comprendre son contenu sans confusion.

Plus le processus d'évaluation est clair, plus les propositions sont susceptibles d'être précises et bien comprises pour votre recherche d'agence.

Détaillez la portée du projet

Décrivez en détail la portée des travaux de l'événement.

Dites-nous ce dont vous avez besoin : lieu, nourriture, équipement, décoration, transport et autres détails importants.

Définissez clairement le calendrier de chaque tâche tout au long du cycle de vie de l'événement.

Critères d'évaluation

Établissez des critères d'évaluation clairs qui évalueront toutes les propositions que vous recevez.

Soyez précis sur le rôle du budget, de l'expertise et des compétences dans le choix de l'entreprise pour l'événement.

Attribuez des poids appropriés à chaque critère pour refléter leur importance respective.

Cette approche facilite la sélection des fournisseurs. Elle les aide à comprendre comment mettre en avant les spécificités de votre projet dans leurs propositions.

Exigences en matière d'informations

Demandez toutes les informations nécessaires aux fournisseurs potentiels pour faciliter une évaluation approfondie.

Cela inclut leur profil d'entreprise, leur expérience précédente en matière d'événements, des références de clients, un budget proposé, un détail complet des coûts et toute information supplémentaire pertinente pour votre événement.

Vous pouvez vous assurer que tous les fournisseurs fournissent les mêmes informations en normalisant les informations que vous attendez de recevoir.

Prendre une décision sera plus simple en comparant les offres de cette manière.

Exemples d'appel d'offres événementiel

Modèle appel d'offres pour une plateforme événementielle hybride version 2023 qui comprend 200 points à répondre

Vous pouvez télécharger au complet ici sur SpotMe (lien non-sponsorisé)

Ce démo contient des choses similaires à celles que nous avons déjà mentionnées. Il comprend les détails de l'événement, une description et un programme ou une chronologie suggérée.

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StudioCast est une solution vidéo en ligne qui améliore les événements virtuels pour les participants.

Avec StudioCast, vous pouvez gérer facilement tous les aspects de vos événements virtuels. Vous pouvez créer des pages d'inscription et analyser les résultats après l'événement.

StudioCast vous permet de :

Concevoir : Organisez des événements virtuels qui correspondent à votre marque grâce à des modèles personnalisables faciles à utiliser et à mettre en place rapidement.

Superviser : Rassemblez tout sur une seule plateforme pour faciliter la gestion du contenu et la collaboration avec votre équipe.

Suivre : Utilisez un logiciel pour évaluer les performances de votre événement virtuel. Ce logiciel collecte des données et génère des rapports détaillés sur les moments importants de l'événement.

Conclusion

Les appel doffres événementiel sont des outils incontournables pour aider les organisateurs d'événements à élaborer des plans gagnants.

Avec le modèle d'AO et StudioCast, vous disposez de tout le nécessaire pour démarrer et faire de votre prochain événement un véritable succès.

Utilisez-le pour créer une expérience exceptionnelle.

Grâce à StudioCast, vous pouvez captiver vos participants et les fidéliser pour de nouvelles expériences à venir.

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Vous avez travaillé dur toute l'année et maintenant il est temps de profiter de l'été. Que diriez-vous si votre employeur vous libérait tous les vendredis après-midi pendant cette période ?

Ça semble trop beau pour être vrai, n'est-ce pas ?

Eh bien, de plus en plus d'entreprises adoptent le "congé estival du vendredi PM" pour plusieurs raisons gagnantes.

Continuez de lire, nous allons explorer cinq raisons comment cela peut bénéficier à la fois à l'employeur et aux employés.

Nous parlerons également des avantages pour la santé des employés, tels que la réduction du stress et l'amélioration du bien-être, ainsi que de la façon dont ces congés peuvent contribuer à la rétention des employés.

Préparez-vous à découvrir pourquoi cet été pourrait être le meilleur que vous ayez jamais eu sur le plan professionnel !

Pourquoi les employeurs devraient donner les vendredis PM en été?

Les employeurs devraient libérer des vendredis PM pour permettre aux salariés de profiter de longs week-ends et de passer plus de temps avec leur famille et leurs amis dans la période estivale entre Juillet et Août.

Cela favorise la productivité en offrant un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, réduisant ainsi le stress et l'épuisement professionnel.

De plus, cette pratique permet également de profiter d'une journée de la semaine de travail plus courte avant le weekend, ce qui peut améliorer la satisfaction des employés et leur motivation.

Fait intéressant

Les premiers congés payés ont été instaurés en France en 1853 (au Québec, en 1946). Leur généralisation à partir de 1936 représentait une véritable avancée sociale. Le nombre de semaines de congés légalement accordées a augmenté progressivement jusqu'en 1982[...] cette loi a instauré un congé payé annuel de quatorze jours[...]

source: Chambre de Commerce et d'Industrie

Sans plus tarder, voici cinq raisons gagnantes qui avantage tant les employeurs que les travailleurs.

1- Amélioration de la productivité et de la motivation

Les employés et employées sont plus motivés et productifs lorsqu'ils savent qu'ils ont du temps libre pour profiter de l'été.

En offrant des vendredis après-midi libres, les employeurs montrent qu'ils se soucient du bien-être de leurs employés, renforçant ainsi la satisfaction au travail et réduisant le taux de rotation du personnel.

Cela permet également aux employés de prendre des vacances prolongées ou de planifier des escapades de week-end, favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

De plus, lorsque les employés reviennent au travail après avoir profité d'un long week-end, ils sont souvent plus rafraîchis et revitalisés, ce qui améliore leur concentration et leur efficacité.

En libérant les vendredis après-midi en été, les employeurs créent une atmosphère positive au sein de l'entreprise, favorisant la collaboration entre collègues et renforçant l'esprit d'équipe.

2- Augmentation de la satisfaction des employés

En offrant du temps libre supplémentaire à leurs employés, ces derniers auront l'opportunité de se reposer, se ressourcer et profiter de leurs loisirs.

Cette initiative peut favoriser leur motivation et accroître leur productivité lorsqu'ils retournent au travail.

Une étude fait par Opinion Research Corporation (anglais seulement), révèle que 66 % des employés qui bénéficient des avantages des horaires d'été sont plus productifs.

3- Réduction du stress et amélioration du bien-être du salarié

Les congés estivaux offrent aux employés une occasion de se reposer et de se ressourcer, ce qui réduit le stress et favorise le bien-être général.

En prenant du temps pour se détendre pendant les longues fins de semaines, les employés peuvent prévenir l'épuisement professionnel et améliorer leur productivité à long terme.

Ces moments de repos sont également bénéfiques pour la santé mentale, réduisant ainsi les risques de dépression et d'anxiété.

Une étude publiée par l'Association américaine de psychologie (APA) a conclu que les congés contribuent à réduire le stress en éloignant les personnes des activités et des environnements associés à l'anxiété.

Envisagez-vous de partir à la plage ou de faire du camping cet été ?

4- Équilibre entre le travail et la vie personnelle

En offrant aux employés les vendredis après-midi de congé pendant les mois d'été, cela leur permet de profiter davantage de temps de loisirs et de le passer en compagnie de leur famille et de leurs amis.

Cela crée un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, réduit le stress des employés, ce qui a un impact positif sur leur santé physique et mentale. 

"OK, c'est bien beau tout ça pour les avantages employé.es, mais qu'elles sont les avantages pour nous, les entreprises?"

Voilà. La cinquième raison.

5- Renforcement de l'image de l'entreprise

En proposant des avantages tels que des après-midis libres les vendredis pendant la période estivale, les entreprises peuvent renforcer leur image d'employeur attractif et préoccupé par le bien-être de leurs employés.

Cette approche peut contribuer à attirer de nouveaux talents et fidéliser les employés existants.

Une enquête réalisée par Aon Consulting (anglais seulement) a révélé que 48 % des 477 organisations interrogées proposent des horaires d'été, pouvant inclure les vendredis d'été.

Conclusion

En conclusion, la libération des vendredis PM en été présente de nombreux avantages pour les employeurs.

Non seulement cela améliore la productivité et la satisfaction des employés, mais cela contribue également à la santé globale des employés en réduisant le stress et en favorisant un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle.

En plus, offrir ces congés peut être un moyen efficace de fidéliser les employés et de les encourager à rester dans l'entreprise à long terme.

Alors, qu'attendez-vous? Une "pti'PM" les vendredis d'été pour le bien-être, pourquoi pas!

C'est "win-win" pour tout le monde.

*Notez bien:
Bien que PQM.net adhère à cette pratique pour la première fois cet été (2023), l'entreprise ne prend pas position dans ce blogue à propos du sujet. Le blogueur s'est servi de faits et de sondages.