Les événements corporatifs virtuels sont devenus indispensables pour de nombreuses entreprises au cours des dernières années.
Qu'il s'agisse de conférences internes pour les employés, de salons professionnels ou de lancements de produits, les expériences virtuelles offrent une foule d'avantages.
Examinons ce phénomène de plus près.
Qu'est-ce qu'un événement corporatif virtuel?
Un événement corporatif virtuel désigne tout événement organisé en ligne (webdiffusion, webinaire) par une entreprise pour interagir avec ses parties prenantes clés, qu'il s'agisse de ses employés, de ses clients, de ses investisseurs, ou de tout autre groupe lié à l'organisation.
Contrairement à un événement en présentiel traditionnel qui se déroule dans un lieu physique précis, un événement virtuel permet aux participants de se joindre à partir de leur ordinateur ou appareil mobile, peu importe où ils se trouvent géographiquement.
Cela élimine les barrières de distance et les coûts logistiques associés au transport et à l'hébergement des participants.
Bien que la pandémie de COVID-19 ait accéléré l'adoption généralisée des événements virtuels, un nombre croissant d'entreprises envisagent de maintenir ce format même après la reprise des activités en personne.
62% des organisateurs d'événements prévoient de continuer à miser sur des expériences hybrides ou entièrement virtuelles à long terme selon les prévisions de Forrester.
Pourquoi organiser des événements corporatifs virtuels?
Les raisons qui motivent les entreprises à opter pour la stratégie d'événementiel en ligne sont multiples.
En voici quelques-unes:
Réduction importante des coûts
C'est le premier facteur incitatif pour de nombreuses organisations.
Les économies réalisées en n'ayant pas à payer pour une salle de réception, l'approvisionnement en nourriture, les déplacements et l'hébergement des participants sont immenses.
Portée et évolutivité illimitée
Un des grands avantages de la technologie événementielle virtuelle est qu'elle permet d'accueillir un nombre de participants pratiquement illimité.
Peu importe que l'on souhaite joindre 100 ou 100 000 personnes, il suffit d'avoir la capacité technologique de supporter un tel auditoire virtuel.
Cela signifie aussi que la portée géographique n'est plus un enjeu: des participants aux quatre coins de la province, du pays ou même de la planète peuvent se joindre facilement.
Heureusement, notre plateforme de webdiffusion StudioCast est à la fine pointe de la technologie et est en mesure de supporter un tel auditoire.
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Collaboration et productivité améliorées
Les outils intégrés de chat, tableaux blancs interactifs, sondages et bien d'autres fonctionnalités permettent aux participants de collaborer et d'interagir beaucoup plus efficacement que lors d'un événement en personne traditionnel.
De plus, en éliminant les temps de déplacement, les événements virtuels corporatifs augmentent considérablement la productivité des employés.
Une réunion de trois heures en ligne permettra à chacun de retourner au travail immédiatement plutôt que de perdre une journée complète.
Données d'analyse supérieures
Puisque toute l'activité des participants est capturée numériquement sur la plateforme d'événements en ligne, il est beaucoup plus facile pour les organisateurs de compiler et d'analyser des données précises par la suite.
Le taux de participation, le nombre de questions posées, l'engagement sur les réseaux sociaux, etc.
Autant de métriques qui sont ardues à quantifier pour des événements en personne.
La plateforme de webdiffusion StudioCast intègre l'intelligence d'affaires et vous permet d'effectuer l'analyse des données en temps réel.
Les informations obtenues permettent d'améliorer continuellement l'expérience participant et la ROI (retour sur investissement) des activités événementielles virtuelles.
Les avantages stratégiques des événements corporatifs virtuels
En plus des avantages opérationnels et logistiques évidents, la virtualisation des expériences événementielles corporatives présente de nombreux avantages stratégiques pour les entreprises :
Accessibilité élargie
Peu importent les limitations géographiques ou même physiques des participants, absolument toute personne disposant d'un appareil électronique et d'une connexion Internet peut participer à un événement virtuel.
Cela ouvre la porte à des publics qui auraient été exclus d'événements traditionnels.
Par exemple, une multinationale organisant une conférence interne peut facilement permettre à ses milliers d'employés aux quatre coins du monde d'assister virtuellement à certaines présentations clés et séances de formation.
Collaborations simplifiées
Puisque plus besoin pour chaque participant de bloquer plusieurs journées et de voyager jusqu'à un lieu de réunion central, il devient beaucoup plus facile de planifier des séances de travail collaboratif entre des équipes distribuées.
Des outils de webdiffusion combinés à des tableaux blancs virtuels et des logiciels de gestion de projet en ligne permettent d'organiser bien plus fréquemment ce genre de sessions collaboratives à distance.
Expérience participant enrichie
Alors que l'on pourrait craindre qu'un événement virtuel soit moins engageant pour les participants, c'est tout le contraire qui se produit la plupart du temps.
Les multiples fonctionnalités interactives, les sondages et jeux questionnaires, le clavardage en direct et les vidéos créent généralement un haut niveau de participation.
Réduction de l'empreinte carbone
Les récentes préoccupations environnementales poussent aussi les entreprises à rechercher des façons de réduire les déplacements et par le fait même, leur empreinte carbone.
Les calculs sont éloquents : un événement annuel réunissant 5 000 personnes pendant 3 jours ne générerait normalement pas moins de 2 600 tonnes métriques de CO2.
En le virtualisant, ce nombre est réduit à moins de 10 tonnes, soit 99% de moins!
Source : lemonde.fr
Quels sont les défis des événements virtuels?
Les événements corporatifs virtuels ne sont cependant pas sans présenter certains défis uniques pour les entreprises.
Les voici :
Barrières technologiques fréquentes
Que ce soit lié à des problèmes de compatibilité, de connectivité Internet ou de compétences numériques insuffisantes, bon nombre de participants seront initialement confrontés à des difficultés d'ordre technologique.
Cela signifie qu'il est primordial de prévoir un support technologique complet avant, pendant et même après l'événement pour s'assurer que tous puissent participer pleinement.
Mieux encore, il faut faire affaire avec une agence événementielle qui va prendre soin de tous les enjeux techniques pour vous et votre événement virtuel.
Craintes face à la cybersécurité
Un autre obstacle fréquemment cité par les entreprises est la crainte de voir leurs données et leurs communications compromises par des pirates informatiques lors d'un événement virtuel.
Heureusement, de nombreux protocoles de sécurité peuvent être mis en place pour prévenir les cyberattaques et protéger les informations confidentielles qui pourraient être partagées lors d'une vidéoconférence corporative par exemple.
Le chiffrement des données, l'authentification à double facteur des utilisateurs, la limitation des droits d'accès et le filtrage du contenu sont quelques-unes des mesures de sécurité essentielles à instaurer.
Investissements technologiques importants
Pour tirer pleinement profit des fonctionnalités sophistiquées des plateformes d'événements virtuels, des investissements majeurs sont souvent nécessaires dans les logiciels, le matériel informatique et audiovisuel ainsi que l'infrastructure réseau.
Selon le cabinet MarketsandMarkets, le marché mondial de la technologie événementielle devrait représenter des dépenses de 772,2 milliards $US en 2028, dont une partie considérable dédiée aux innovations numériques des dernières années.
Difficulté à susciter l'engagement
Sans aucun doute, il est plus ardu de créer une sensation d'engagement communautaire et d'appartenance à un groupe lorsque chacun est derrière son écran individuel plutôt que rassemblé dans une même salle.
L'astuce est donc de tout faire pour maximiser l'interactivité, faciliter les échanges informels avant, pendant et après l'événement virtuel et miser sur une programmation dynamique.
Comment planifier un événement corporatif virtuel réussi
Maintenant que nous avons exploré ce en quoi consistent les événements virtuels d'entreprise et leurs principaux enjeux, regardons quelles seraient les meilleures pratiques pour en organiser un efficacement :
Choisir une plateforme événementielle fiable et flexible
Il existe des plateformes d'événements en ligne spécifiquement conçues pour tous les types d'événements corporatifs virtuels, avec un ensemble complet d'outils intégrés :
- Visioconférence de haute qualité
- Diffusion vidéo en direct
- Pages de destinations immersives
- Salles de réunion virtuelles
- Tableaux blancs interactifs
- Clavardage et messagerie instantanée
- Sondages et quiz
En plus d'offrir toutes les fonctionnalités nécessaires sur une même plateforme, ces solutions tout-en-un simplifient grandement la logistique.
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Saviez-vous que l'intelligence d'affaires peut « booster » vos webdiffusions?
Découvrez comment dans notre article : « C'EST QUOI L'INTÉGRATION DE L’INTELLIGENCE D’AFFAIRES EN WEBDIFFUSION? »
Maximiser l'engagement grâce à une programmation dynamique
La clé pour susciter l'intérêt et la participation active des spectateurs virtuels est de varier les stimuli et les formats:
- Présentations courtes : 10 minutes maximum
- Support visuel : vidéo, animation, démonstration de produits
- Interactivité : sondages, quiz, questions et réponses
- Collaboration : ateliers en sous-groupes avec jeux collaboratifs
- Réseautage : sessions informelles, tables rondes
- Divertissement : pause musicale, humour, invités surprise
Alterner les segments de contenu informatif avec des périodes d'échange plus décontractées permettra de garder tous les participants en haleine.
Logistique et tests rigoureux
La technologie étant au cœur de l'expérience virtuelle, une préparation minutieuse est de mise pour prévenir les problèmes:
- Valider la compatibilité de la plateforme sur tous les appareils
- S'assurer de la capacité du système à supporter le nombre de connexions simultanées
- Faire des essais avec tous les outils et fonctionnalités
- Préparer des tutoriels et une FAQ pour les participants
- Fournir le soutien technologique nécessaire
En faisant des tests complets, il est possible de déjouer la majorité des difficultés techniques potentielles.
Analyser, évaluer et améliorer
La beauté des données numériques, c'est qu'elles ne mentent pas.
Voici les statistiques à compiler :
- Participation : taux de présence, durée moyenne des sessions, rétention
- Engagement : questions posées, interactions sur le clavardage
- Sentiment : satisfaction mesurée par sondage, commentaires sur les médias sociaux
- Conversion : leads générés, ventes conclues, candidatures reçues
Ceci n'est qu'un aperçu de tout ce qui peut être quantifié de manière précise après un événement virtuel.
L'analyse de ces métriques permettra d'améliorer continuellement l'efficacité des expériences virtuelles.
Avec la bonne combinaison de technologies éprouvées, de contenu interactif, de logistique optimisée et d'une évaluation rigoureuse, nul doute que les événements virtuels corporatifs sont l'avenir pour bon nombre d'entreprises.
Les possibilités sont infinies dans ce domaine en pleine effervescence!
Les innovations à surveiller
Bien que les événements virtuels aient déjà parcouru un long chemin en termes de fonctionnalités au cours des dernières années, les avancées technologiques se poursuivent à un rythme effréné.
Voici quelques-unes des innovations les plus prometteuses :
La réalité virtuelle (RV)
Des environnements immersifs tridimensionnels qui plongent les participants au cœur de l'action grâce à un casque de RV.
Idéale pour des démonstrations de produits ou des simulations ultra-réalistes.
La réalité augmentée (RA)
La possibilité de superposer des objets virtuels 3D à l'environnement réel par le biais de lunettes intelligentes ou d'appareils mobiles.
Pratique pour fournir des informations contextuelles interactives pendant une présentation par exemple.
On peut tout de suite penser au nouveau Apple Vision Pro de Apple, qui se vend pour la « modique somme » de 3,499 $ US (et on parle du modèle de base!)
Projection holographique
Des images 3D projetées qui donnent l'illusion qu'un présentateur ou un objet flotte physiquement dans l'espace devant le public.
L'intelligence artificielle (IA)
Des algorithmes informatiques pouvant personnaliser l'expérience virtuelle de chaque participant en recommandant du contenu pertinent et des contacts clés.
L'IA permet aussi d'analyser les réactions du public en temps réel.
Grand View Research estime que l'IA générera des retombées de plus de 200 milliards $US dans l'industrie événementielle d'ici 2028. : Selon un magazine trouvé dans la BAnQ numérique.
Et ce n'est qu'un aperçu des technologies de rupture appelées à redéfinir les événements virtuels au cours des prochaines années!
Conclusion - L'avenir est virtuel et prometteur
Les événements corporatifs virtuels sont là pour de bon.
Combinant des économies substantielles, une accessibilité sans précédent, des capacités analytiques supérieures et un potentiel d'innovations infini, ils représentent l'avenir pour de nombreuses organisations.
Avec les bons investissements technologiques, une plateforme flexible et une excellente stratégie de contenu, n'importe quelle entreprise peut tirer profit de ce mode événementiel en pleine croissance.
Bien que des défis demeurent, dont celui de créer un sentiment de communauté virtuel authentique, les avantages l'emportent assurément.
Préparez-vous à intégrer une composante virtuelle à tous vos événements et même à les virtualiser complètement.
Vos participants, votre budget et la planète vous en remercieront!
J'espère que cet article détaillé vous aura permis d'en apprendre davantage sur tous les aspects entourant les événements virtuels d'entreprise.
N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations.
