Dans un environnement en constante évolution, les organisations doivent faire preuve d’agilité et d’innovation pour concevoir des événements plus accessibles et performants.

Les attentes des participants évoluent et sont influencées par de nouvelles habitudes, de nouvelles technologies et le désir d’expériences plus personnalisées.

Face au contexte actuel, comment le format hybride,  qui combine présentiel et virtuel, peut-il répondre à ces attentes tout en maximisant le retour sur investissement de votre événement (ROI)?

Le format hybride : une solution gagnant-gagnant

Réunir tous vos membres, employés ou clients au même endroit, au même moment, peut s'avérer un véritable défi, voire même impossible.

Dans de nombreuses organisations, les équipes sont souvent dispersées dans différentes villes, régions et dans d'autres pays. Dans une telle situation, exiger une présence physique à un événement n’est pas réaliste. Les déplacements peuvent être coûteux, longs et difficiles à intégrer dans des agendas déjà saturés.

Les horaires chargés représentent le deuxième obstacle à la présence physique. Les horaires de travail longs, atypiques et imprévisibles peuvent rendre la participation en présentiel et en direct impossible. C’est notamment le cas des spécialistes de la santé, pour qui il est souvent difficile d'être libre pour suivre des formations continues lors d’un congrès ou d’un colloque.

À cela s’ajoutent les réalités personnelles telles que les responsabilités familiales et les limitations de santé. Autant de facteurs qui restreignent la participation en personne, indépendamment de l’intérêt pour votre événement.

Compte tenu de ces réalités et la technologie dont nous disposons aujourd'hui, les attentes des participants aux événements évoluent. La flexibilité devient essentielle, et cela inclut la possibilité de participer à distance.

Organiser un événement hybride devient donc une solution pour répondre aux attentes de vos participants et éliminer les principaux freins qui limitent la participation puisqu'elle permet d'être présent en salle ou en ligne en fonction de ce qui leur convient le mieux.

Le format hybride offre aussi la possibilité d’enregistrer l’événement en direct, permettant ainsi aux participants de le visionner en rediffusion. Ils peuvent ainsi le regarder où et quand ils le souhaitent.

Et si cette flexibilité représente un avantage pour vos participants, elle se traduit également par des bénéfices tangibles pour votre organisation.

En offrant deux types de participation, vous élargissez votre audience potentielle et augmentez significativement les inscriptions. Les données le confirment : les événements hybrides enregistrent en moyenne une hausse de 30 % du taux de participation par rapport aux événements exclusivement en présentiel.

Le format hybride met également en lumière la capacité d’adaptation de votre organisation et son engagement envers l’inclusion, l’accessibilité et l’innovation.

Bref, il renforce la portée et la performance de votre événement, tout en donnant une image favorable de votre organisation auprès de vos participant.

Plus d'économies, de revenus et de nouvelles opportunités

Contrairement à l’idée reçue selon laquelle plus de participants signifie plus de dépenses, le format hybride renverse la logique. En combinant adéquatement présentiel et virtuel, vous pouvez réduire vos coûts tout en augmentant vos opportunités de revenus et de visibilité.

Pourquoi le format hybride réduit vos dépenses?

Les statistiques démontrent que les événements hybrides permettent des économies de 25 % en moyenne, principalement liées à la réduction des coûts de location de salle et de restauration. Avec une proportion de participants en ligne, vous n’avez plus à réserver un espace de grande capacité, ni à réserver de multiples salles.

La location de salle, l’équipement technique et toute la logistique associée représentent souvent la part la plus importante d’un budget événementiel. En réduisant la présence physique, vous diminuez aussi naturellement les frais associés à la restauration et au personnel.

De nouvelles opportunités de revenus et de commandites

Inscriptions et rediffusions payantes

Le format hybride ouvre de nouvelles possibilités de revenus. Les inscriptions payantes en sont la première.

Parenthèse : Les économies réalisées  peuvent être réinvesties dans des éléments qui enrichissent l’expérience globale : conférenciers de renom, ateliers simultanés en virtuel et en présentiel, des animations interactives en ligne et des activités après l'événement comme des cocktails ou des 5 à 7 pour les participants en salle

En offrant un programme plus attractif et pertinent, vous stimulez l’intérêt et encouragez davantage d’inscriptions, ce qui se traduit par une augmentation directe des revenus de votre événement.

Ceci dit, vous pouvez proposer un tarif distinct pour le présentiel et pour le virtuel. Pourquoi pas pour les membres et les non-membres de votre association également.

La plateforme StudioCast de PQM.net est là pour vous aider à faciliter la gestion des frais d'inscription à votre événement. Grâce à l’intégration de Stripe, vos participants peuvent compléter leur inscription payante en salle ou en ligne en toute sécurité. Aussi, pour que vous puissiez avoir une vue en temps réel de vos inscriptions, la fonctionnalité Event simplifie la gestion simultanée des inscriptions en présentiel et en virtuel, en ajustant automatiquement le nombre de places disponibles.

Au-delà de la participation en direct, le contenu enregistré lors de votre événement devient aussi une source de revenus supplémentaire. Les captations peuvent être offertes en rediffusion payante aux personnes n’ayant pas pu assister en direct.

Une visibilité doublée pour vos partenaires

Avec une audience répartie en salle et en ligne, vos commanditaires et/ou partenaires peuvent bénéficier d'une visibilité doublée. Soyez créatifs, car plusieurs formats et canaux de visibilité sont possibles pour  être en mesure de bonifier votre offre de partenariats et d’augmenter le soutien financier pour votre événement.

Voici quelques exemples de nouvelles perspectives de visibilité pour vos partenaires et commanditaires :

En salle :

• Aménagez un coin kiosque dédié à vos partenaires et commanditaires.

• Affichez leur logo sur des supports visibles : pancartes, drapeaux ou autres éléments dans la salle.

En ligne (dans l'interface de la plateforme StudioCast): 

• Ajoutez un ou des boutons qui mènent vers leur site web sur la page d'inscription et/ou la page de visionnement.
• Ajoutez leur logo ainsi que leurs plateformes sociales  sur la page d'inscription et/ou la page de visionnement

En salle et en ligne : 

• Pendant les pauses ou les transitions entre les conférences, vous pouvez diffuser les vidéos promotionnelles de vos partenaires, à la fois en salle et en ligne.
• Intégrez un bouton dans l'interface de la plateforme StudioCast  qui permet de télécharger un document PDF, comme un pamphlet, en complément de la distribution physique en salle.

En résumé, un événement hybride peut :

• Augmenter le taux de participation de 30 %.

• Réduire les coûts opérationnels d’environ 25 %.

• Générer des revenus supplémentaires grâce aux inscriptions et aux rediffusions.

• Permettre d'obtenir un plus grand soutien financier de la part de vos partenaires.

Ce format permet à votre organisation de concevoir des événements à la fois accessibles et performants, tout en générant un retour sur investissement significatif.

À propos de PQM.net

PQM.net est une agence de webdiffusion qui accompagne les organisations au Canada et à l'international dans la production d’événements en virtuel, en hybride et dans ses studios ultramodernes à Montréal et à Rimouski. L’agence se distingue par son accompagnement 360° et ses solutions de webdiffusion complètes et évolutives.

Au cœur de ses solutions se trouve StudioCast, une plateforme de webdiffusion personnalisable, sécurisée et conviviale. Elle offre de nombreuses fonctionnalités, dont plusieurs propulsées par l’intelligence artificielle comme la traduction multilingue en direct grâce à StudioCast.Ai, le volet IA intégré à la plateforme.