Sécuriser un webinaire : 5 bonnes pratiques à connaître

1. Limitez les renseignements recueillis à l’inscription

Plus vous collectez de renseignements, plus vous devez en assurer la protection. Demandez uniquement les informations nécessaires à la gestion de votre événement.

• Privilégiez une adresse courriel professionnelle lorsque c’est pertinent.
• Réservez l’inscription aux personnes invitées ou autorisées, si l’événement est privé.
• Évitez de recueillir des renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires.
• Indiquez aux participants comment leurs renseignements seront utilisés.

À retenir : adaptez les renseignements demandés au niveau de confidentialité de l’événement. Une assemblée générale de membres n’exige pas les mêmes données qu’un webinaire qui s'adresse au public en général.

2. Contrôlez l’accès à votre webinaire

Un lien de connexion partagé sans restriction peut permettre à des personnes non autorisées d'accéder à votre événement. Il est donc important d'adapter les mécanismes de contrôle à la nature de celui-ci et à votre public.

• Privilégiez une inscription sur invitation pour les événements privés.
• Activez l’authentification multifacteur (MFA) ou la connexion unique (SSO), lorsque ces options sont disponibles et pertinentes.
  
• Restreignez l’accès aux enregistrements et aux documents confidentiels aux personnes autorisées.

• Attribuez des rôles de gestion de l'événement distincts et limités aux membres de votre équipe (organisateurs vs modérateurs).

À titre d'exemple : pour un événement interne réservé aux employés, comme une allocution de la direction ou une formation, la connexion unique (SSO) permet de restreindre l'accès aux utilisateurs authentifiés par l'organisation.

La plateforme de webdiffusion StudioCast, développée par PQM.net, propose notamment des options de gestion des accès et d'authentification par SSO pour mieux contrôler la participation à vos événements.

3. Vérifiez la sécurité de la plateforme d’événements virtuels et l’hébergement des données

La sécurité de votre événement dépend aussi des outils utilisés pour l'organiser et le diffuser. Avant de choisir une plateforme de webinaire ou d’événements virtuels ou hybrides, posez ces questions :

• Où les données sont-elles hébergées?
• Qui peut y accéder?
• Comment sont-elles chiffrées, conservées et supprimées?  
  
• Quelles mesures protègent les informations contre les accès non autorisés?
• Le fournisseur possède-t-il une certification reconnue en sécurité de l’information?
  

L'hébergement des données au Canada peut contribuer à répondre aux exigences de souveraineté numérique de votre organisation. Toutefois, il ne garantit pas à lui seul le respect de toutes les obligations applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Quelle certification vérifier auprès de votre fournisseur?

La certification ISO/IEC 27001, souvent appelée simplement ISO 27001, est un indicateur important pour évaluer la gestion de la sécurité de l’information d’un fournisseur de plateforme virtuelle et de services de webdiffusion.

Cette norme reconnue internationalement établit les exigences d’un système de management qui permet d’identifier les risques, de définir des mesures de protection et d’améliorer les pratiques de sécurité.

Elle repose sur trois principes :

• Confidentialité : les informations sont accessibles uniquement aux personnes autorisées. 
• Intégrité : les informations sont protégées contre les modifications non autorisées.
• Disponibilité : les informations et les systèmes demeurent accessibles aux personnes autorisées lorsqu'elles en ont besoin. 

Chez PQM.net, les services de webdiffusion et la plateforme StudioCast sont certifiés ISO/IEC 27001.

4. Protégez les interactions et les enregistrements

Les questions des participants, les résultats de sondages, les votes et les enregistrements peuvent contenir des informations confidentielles. Il est donc important d'en contrôler l'accès et d'en encadrer la conservation.

Avant et pendant l'événement :

• Déterminez qui peut consulter les questions et les réponses des participants.
• Prévoyez une modération en direct pour filtrer les questions et les commentaires, lorsque nécessaire.
• Limitez l'accès aux enregistrements aux personnes autorisées.

Après l'événement :

• Définissez une durée de conservation pour les enregistrements et les données recueillies.
• Révisez les droits d'accès et retirez les permissions qui ne sont plus nécessaires.
• Supprimez les données qui n'ont plus de raison d'être conservées, conformément à vos politiques de conservation.

5. Préparez un plan en cas d’incident

Une interruption technique, un accès non autorisé ou une divulgation accidentelle peut survenir malgré les mesures préventives. Pour un événement virtuel à grande audience, l’impact est immédiat. La préparation fait la différence.

• Définissez les responsabilités de votre équipe et de votre fournisseur.
• Prévoyez une procédure pour signaler et gérer un incident.
• Déterminez comment communiquer avec les participants si nécessaire.
• Vérifiez les mesures de continuité prévues en cas de panne.
• Assurez-vous de pouvoir joindre un soutien technique pendant la webdiffusion en direct.

Pour les événements importants, clarifiez ces responsabilités avec votre fournisseur avant le jour de l’événement. Vous éviterez d’improviser en situation d’urgence.

Grandes organisations : les exigences à valider avec votre fournisseur d’événements virtuels

Pour un ministère, une société d’État ou une institution financière, la sécurité d’un événement virtuel ne se limite pas à la plateforme. Les équipes des TI, les responsables des approvisionnements et la direction doivent aussi être rassurés.

Avant de retenir un fournisseur, validez ces points :

• Documentation de sécurité : le fournisseur peut-il remplir un questionnaire de sécurité des TI et fournir une attestation de sa certification ISO/IEC 27001?
• Contrôle des accès : pouvez-vous réserver l’accès à l’événement à vos employés, à vos membres ou à des participants autorisés?
• Capacité de diffusion : la plateforme peut-elle accueillir des milliers de participants simultanément, peu importe leur emplacement?
• Impact sur le réseau : la diffusion peut-elle rejoindre des milliers de postes de travail sans saturer le réseau informatique de votre organisation?
• Modération en direct : les questions et les commentaires des participants peuvent-ils être filtrés avant leur publication?
• Accompagnement technique : une équipe spécialisée est-elle disponible pour préparer, encadrer et soutenir la diffusion?
• Gestion des événements hybrides et multisites : le fournisseur peut-il coordonner plusieurs lieux, intervenants et sources audiovisuelles au sein d'une même diffusion?

Ces éléments vous permettent de comparer les fournisseurs sur la base de critères concrets et vérifiables. Ils facilitent également l'évaluation des risques et la justification de votre investissement auprès des parties prenantes.

Quand faire appel à une agence de webdiffusion?

La sécurité d’un webinaire demande des outils adaptés, une préparation rigoureuse et une coordination technique. Pour les événements corporatifs confidentiels ou de grande envergure, une équipe de webdiffusion spécialisée contribue à structurer ces opérations.

PQM.net accompagne les organisations dans la planification et la réalisation de leurs webdiffusions en direct et de leurs événements virtuels ou hybrides Son équipe offre un accompagnement sécurisé et adapté aux besoins de chaque événement.

Vous préparez un webinaire ou un événement virtuel ou hybride pour votre organisation?