Bien gérer les incidents techniques pour des webinaires

Les webinaires sont dorénavant un outil de communication essentiel pour les entreprises et nous pouvons dire en bon Québécois, « Ça fait partie des murs » d'une entreprise.

Selon une étude de InsideSales,

79% des marketeurs B2B considèrent que les webinaires font partie des formats de contenu les plus efficaces.

Cependant, gérer les incidents techniques pour des webinaires en direct reste un enjeu de taille.

D'après les données trouvées sur Louisa Zhou, un site réputé pour les statistiques à jour des webinaires :

52% des organisateurs de webinaires font face à des problèmes audio lors de leurs diffusions. Et 37% rencontrent même des coupures de la transmission vidéo !

Heureusement, avec une préparation minutieuse et des procédures claires pour gérer ces imprévus, vous pouvez minimiser grandement les risques d'incidents lors de vos webinaires.

Selon notre avis d'expert, examinons ensemble huit bonnes pratiques infaillibles à adopter pour vos webinaires, que ce soit en milieu corporatif, en classe virtuelle, en format hybride ou en présentiel, car les incidents techniques « ne feront » pas de différence.

Prévenir les incidents techniques sur vos webinaires

1. Utiliser un matériel et des logiciels de qualité

Le choix des outils pour diffuser votre webinaire a un impact direct sur la qualité de la transmission et le risque de plantage.

• Pour l'image, misez sur une webcam récente, en HD 1080p minimum pour que vos participants puissent voir les détails.
• Côté audio, un micro performant est incontournable pour que votre voix soit transmise sans parasite : essayez de choisir des écouteurs avec micro qui ont une annulation active des bruits environnants.
• Pour le logiciel de webinaire lui-même, tournez-vous vers des solutions éprouvées comme StudioCast et Zoom

De même, vérifiez que votre connexion internet dispose d'une bande passante suffisante pour gérer streamings vidéo et audio simultanés. 

Idéalement, ne réalisez pas votre webinaire en utilisant une connexion sans fil, surtout s'il s'agit d'une assemblée générale annuelle virtuelle, d'une classe virtuelle ou pire, une cérémonie en mode webinaire. 

Nous recommandons la bonne vieille connexion avec un câble Ethernet (Cat5 ou supérieur).

2. Effectuer des tests et répétitions

Ne laissez rien au hasard le jour J !

• Quelques jours avant votre webinaire, testez votre matériel (micro, caméra...) et logiciel pour repérer d'éventuels dysfonctionnements.
• Répétez également le déroulement complet du webinaire avec votre équipe pour roder votre intervention et les transitions entre les écrans partagés.

3. Mettre en place un support technique

Pendant le webinaire, il est capital de pouvoir réagir efficacement en cas d'incident.

• D'abord, fournissez aux participants un numéro d'assistance qu'ils peuvent joindre s'ils rencontrent des soucis techniques lors du streaming.
• Ensuite, désignez une personne de votre équipe spécifiquement en charge des questions techniques.
• S'assurez d'avoir accès à l'équipe d'expert qui s'occupe de votre événement : clavardage, numéro de cellulaire de votre producteur, couriel, etc. 

Heureusement, PQM.net est là depuis 30 ans pour prendre en charge tout cela pour vous.

Venez discuter de votre projet avec nous, sans engagement.

Gérer les incidents techniques pendant votre webinaire

Identifier rapidement le problème

Première étape : déterminer précisément la nature du problème.

• Coupez votre micro et votre caméra le temps de diagnostiquer l'origine de l'incident.
• Vérifiez également auprès de quelques participants au hasard si eux aussi subissent la même chose.

4. Communiquer sur l'incident auprès des participants

Tout incident technique génère de l'incompréhension et de la frustration chez votre audience.

• Commencez par annoncer clairement le souci rencontré et rassurez les participants.
• Donnez leur des instructions précises selon la situation : rafraîchir leur navigateur, éteindre leur caméra...
• Tout au long de l'incident, continuez à communiquer pour les tenir informés et apaiser les tensions.

5. Trouver des solutions de contournement

Selon le type d'incident, des solutions de repli peuvent vous permettre d'assurer la continuité de votre webinaire :

• En cas de coupure vidéo, vous pouvez par exemple basculer temporairement sur une transmission audio uniquement.
• Pour un bug de votre outil principal, prévoyez un logiciel de webinaire alternatif en back-up.
• Si c'est le partage d'écran qui pose problème, une option consiste à distribuer votre support de présentation (PDF, slides) via le chat.

Mais pourquoi se casser la tête à gérer tout cela vous-même quand PQM.net propose un service clé en main ?

Demandez comment nous pouvons vous aider.

Après le webinaire : analyser l'incident et renforcer vos procédures

6. Analyser les causes de l'incident

Réunissez votre équipe organisatrice pour comprendre ce qui n'a pas fonctionné:

• Étudiez les rapports techniques de votre logiciel webinaire pour identifier l'origine du bug.
• Consultez également les retours de certains participants ayant rencontré les dysfonctionnements.

7. Mettre en place un plan d'action ciblé

Sur la base de ce diagnostic, définissez un plan pour éliminer la source du problème :

• Achetez du matériel de meilleure qualité ou changez de logiciel webinaire si besoin
• Reviez vos procédures en interne avec votre équipe organisatrice
• Mettez l'accent sur une formation technique renforcée de vos collaborateurs.

8. Communiquer avec les participants pour les rassurer

• Commencez par vous excuser officiellement du désagrément.
• Proposez une session de rattrapage si pertinent
• Demandez-leur un retour sur les problèmes rencontrés et leurs attentes.

Conclusion

La gestion efficace des incidents techniques pour des webinaires est donc un enjeu crucial pour la réussite de ceux-ci.

Avec les bonnes pratiques de préparation en amont, les bons réflexes pendant la diffusion, et une analyse approfondie des problèmes après l’événement, vous minimiserez grandement les risques de plantage.

Votre audience repartira avec une expérience positive et enrichissante, malgré les petits aléas techniques toujours possibles.

C’est là toute la force d’un webinaire maîtrisé !

Grâce à cet accompagnement complet, antes, pendant et après le direct, vous aborderez vos prochains webinaires avec sérénité.

Les incidents techniques ne seront alors plus qu’un lointain souvenir.

Foire aux questions

Quels sont les problèmes techniques les plus courants sur un webinaire ?

D'après une étude BigMarker, les deux incidents les plus fréquents sont : les coupures audio (52%) et les coupures vidéo (37%).

Comment gérer une coupure internet pendant un webinaire ?

Lors d'une interruption internet, il est recommandé de :

• Basculer sur la connexion d'un téléphone en partage
• Prévenir les participants et leur donner des instructions
• Reprendre le fil dès le retour de la connexion.

Quel logiciel de webinaire choisir pour éviter les bugs techniques ?

Les solutions les plus fiables sont : StudioCast et Zoom.

Elles intègrent des fonctionnalités avancées de streaming, et assurent une grande stabilité grâce à leurs infrastructures dédiées.