Depuis le début des années 2000, j’ai rencontré plusieurs centaines de clients qui devaient organiser des événements en présentiel de types congrès, colloques, séminaires, midi-conférences, etc.

Certains avaient du mal à voir les avantages de la webdiffusion.

Voici 5 raisons incontournables d’offrir (aussi) votre événement en webdiffusion en 2023

Durant toutes ces rencontres prépandémiques (Covid19), les termes « présentiel », « virtuel » et « hybride » ne faisaient même pas partie du vocabulaire populaire.

Nous avons pu remarquer, depuis 2020, à quel point les événements virtuels sont non seulement populaires, mais pertinents, utiles et très profitables.

Les raisons d’offrir la webdiffusion en direct pour ces types d’événements sont toujours autant d’actualité.

Pour continuer d'alimenter vos rencontres de brainstorming des prochaines semaines, en préparation pour votre événement,

Voici 5 raisons d’offrir votre événement en webdiffusion à vos participants cette année.

Qu'est-ce que la webdiffusion?

La webdiffusion, également connue sous le nom de "webcast" ou de diffusion en direct sur Internet, est une méthode de transmission de contenu audio ou vidéo en temps réel sur Internet.

Cela permet aux utilisateurs de diffuser et de partager des événements en direct, tels que des conférences, des séminaires, des présentations, des concerts, des webinaires et d'autres types de contenus, avec un public en ligne situé n'importe où dans le monde.

La webdiffusion permet aux personnes qui ne peuvent pas être présentes physiquement à un événement d'y assister virtuellement, en leur offrant une expérience interactive et en temps réel.

Elle offre la possibilité de communiquer, d'interagir et de partager des informations avec un large public, quel que soit leur emplacement géographique.

1. Permet aux personnes qui ne peuvent pas se déplacer pour assister à l’événement en personne, d’y participer à distance.

Je fais référence entre autres :

• Aux personnes qui résident dans une autre ville que celle où vous organiserez votre événement
• Aux personnes qui ont des problèmes de mobilité
• Aux personnes qui ne peuvent pas prendre de congé ou adapter leur horaire pour y inclure le temps de déplacement de lieu, logement, frais de transports, etc.

2. Permet à un plus grand public de participer à votre événement.

Vous augmenterez donc le rayonnement et la portée de votre événement avec une diffusion en direct.

Par conséquent, vous augmenterez aussi votre audience globale. Comme les personnes pourront participer à distance, l’événement pourra atteindre un public mondial.

Pour les événements payants (dont le participant doit acheter son droit d'accès), nous suggérons à nos clients de proposer une offre hybride comportant minimalement deux forfaits.

Forfait A : Présentiel

Forfait B : Virtuel

Il est IMPORTANT de clairement indiquer que le participant qui se procure un « Forfait Présentiel » obtient automatiquement aussi un accès virtuel par courriel pour la connexion.

Cela permettra deux choses:

• un accès assuré

Dans le cas où le jour de l’événement, le participant ne pourrait se déplacer (maladie, contre-temps, etc.), il sait qu’il pourra tout de même assister et participer à l’événement virtuellement via internet sur notre plateforme.

• Une augmentation des ventes et des confirmations plusieurs jours avant l’événement

Le participant sera moins tenté d’attendre à la dernière minute pour acheter son laissez-passer pour la webdiffusion en ligne.

Il comprend qu’il pourra convertir sa participation présentielle en mode virtuel si un contre-temps survient.

En tant qu’organisateur, vous pourrez également capitaliser sur cet argument et compléter votre offre avec des escomptes « lève-tôt » (early bird).

En connaissant les détails et le nombre potentiel de votre audience en présentiel plusieurs jours ou semaines plus tôt qu’à l’habitude, vous serez en mesure de mieux préparer votre événement.

Certains paramètres importants comme les réservations de blocs de chambres, les repas, plans de salles, etc. seront précisés plusieurs semaines avant votre événement.

Contrairement à la légende urbaine…

[...] mais si j’offre mon événement en webdiffusion, je n’aurai personne en présentiel…

De nos jours, rendre les choses « faciles » et offrir le choix à votre audience est un avantage concurrentiel. Il ne s’agit pas de forcer le participant à venir sur place mais plutôt d’offrir le choix au participant.

Votre participant comprend que l'expérience vidéo "en ligne" et l'expérience "en personne" n'est pas la même. Par conséquent, il y a de fortes chances que les participants qui décident de se procurer un accès virtuel ne se seraient pas déplacer sur place.

On peut le voir comme une augmentation des ventes OU une diminution des pertes de ventes tout dépend si vous préférez voir le verre à moitié plein ou à moitié vide.

3. La webdiffusion en direct peut être une source de revenus supplémentaires.

Les participants qui ne peuvent pas assister à l’événement en personne peuvent être prêts à payer pour accéder à la webdiffusion.

Grâce à la raison mentionnée à la raison numéro 2, du fait que la portée et le rayonnement sont augmentés, ces nouveaux participants virtuels peuvent aussi intéresser des commanditaires supplémentaires pour votre événement en webdiffusion.

L’intérêt des entreprises commanditaires d’avoir accès à des informations réelles sur l’audience ayant participé à l’événement est de plus en plus prisée par les commanditaires.

Le profilage de votre audience virtuelle (géolocalisation, intérêt pour certains types de contenus spécifiques, etc.) est un outil très intéressant et puissant.

4. La webdiffusion offre la possibilité aux participants de revisionner les contenus des conférences.

Les participants physiques ou virtuels pourront revisionner les archives des conférences s’ils n’ont pas pu y assister ou s’ils souhaitent revoir des segments précis de conférences ou de contenu.

5. Améliorer l’expérience globale de l’événement, tant pour les participants sur place (en présentiel), que pour ceux à distance (en virtuel)

Pour les participants sur place :

• Accès à des ressources supplémentaires telles que les présentations des conférences en format numériques (PDF, Powerpoint, etc.) ou des documents complémentaires via code QR ou autre;
• Service d’interprétation (traduction simultanée);
• Outils interactifs intégrés (ex. les sondages en temps réel).

L’augmentation de l’audience globale, augmentera le nombre d’interactions, augmentera l’engagement, généreront des statistiques et des résultats plus intéressants pour les conférenciers et les participants.

Pour les participants à distance :

• Offrir la webdiffusion démontre que votre entreprise ou organisation se préoccupe de son audience (membres, clients, partenaires, prospects, etc.) peu importe où ces participants se situent;
• Démontre également un souci d’inclusion (offrir la transcription pour malentendant, offrir l’interprétation simultanée dans une autre langue, etc.);
• Possibilité d’interagir avec d’autres participants et les conférenciers;
• Aider les participants à distance à se sentir plus « connectés » à votre événement et à votre organisation. Cette technologie, lorsque bien déployée, leur permet de vivre l’événement comme s’ils y étaient.

En conclusion

La webdiffusion d'événements en 2023 offre des avantages indéniables.

Organiser des congrès et des séminaires en utilisant cette technologie puissante permet d'impliquer un plus grand nombre de participants, d'étendre la portée de votre événement et d'augmenter son succès.

En offrant la possibilité aux personnes ne pouvant pas être présentes physiquement d'y participer à distance, vous élargissez votre public cible et créez de nouvelles opportunités de revenus.

De plus, la webdiffusion permet aux participants de revisionner les contenus des conférences et d'améliorer leur expérience globale, que ce soit en personne ou à distance.

Alors, saisissez l'occasion de faire de votre événement un succès inoubliable en utilisant la webdiffusion en 2023.

Merci pour votre intérêt! Si vous avez apprécié cet article, je vous invite à le partager à un ami ou sur votre plateforme de médias sociaux préférée.

Si vous avez des questions, envoyez-moi un message privé ou une demande de connexion LinkedIn