Que vous soyez une entreprise, une organisation à but non lucratif ou un organisateur d’événements, tout trouver en événementiel comporte de nombreux défis.
Où trouver les meilleurs fournisseurs et ressources dans le domaine?
Comment gérer efficacement le budget et la logistique?
À quoi faut-il réellement savoir penser?
Grâce à ce guide complet en événementiel, vous disposerez de toutes les informations essentielles pour la planification d’un événement spécial dont vous avez toujours rêvé.
Savoir par où commencer dans la planification
La clé du succès réside dans une préparation minutieuse.
Voici un aperçu du temps requis en fonction de l’envergure de votre événement :
- Événements majeurs (festivals, congrès) : 12 à 18 mois
- Événements de taille moyenne (gala, lancement de produit) : 6 à 12 mois
- Événements intimes (5 à 7, collecte de fonds) : 3 à 6 mois
« Pour un festival annuel, nous commençons les démarches au moins 12 mois d’avance. Ça peut sembler long, mais c’est essentiel pour tout coordonner rondement! » - Équipe PQM.net
Conseils pour bien démarrer
Lors des premières étapes de planification, assurez-vous de :
- Fixer vos objectifs : quel résultat voulez-vous obtenir ? Augmenter les ventes, faire connaître votre marque, amasser des fonds ?
- Établir un budget réaliste tenant compte de vos objectifs
- Commencer votre recherche de fournisseurs le plus tôt possible. Certains peuvent être réservés longtemps à l’avance !
« Avant d’entamer les démarches, je détermine d’abord l'objectif et j’estime les coûts en conséquence. Ça évite bien des maux de tête par la suite ! » - Martin, organisateur d'événements
Trouver le lieu parfait
L’endroit où se déroule votre événement en définit souvent la réussite.
Comment trouver la perle rare?
Voici des conseils éprouvés :
Critères de sélection
Lors de vos recherches, accordez une attention particulière aux aspects suivants :
- Capacité adaptée au nombre de participants
- Emplacement facile d’accès pour vos invités
- Accessibilité pour personnes à mobilité réduite
- Équipements techniques répondant à vos besoins spécifiques
- Budget: comparez plusieurs fournisseurs
Où chercher
Plusieurs outils s’offrent à vous pour explorer vos options de location de salle et de site :
- Moteurs de recherche spécialisés dans les lieux pour événements
- Sites web comme Réseau gestion événements et congrès
- Demandes de propositions envoyées à des endroits qui vous intéressent
Mais deviner quoi ?
Tout trouver en événementiel est simple quand PQM.net s'occupe de tout pour vous.
Renseignez-vous sur notre service clé en main.
Louer de l’équipement
Selon la nature de votre activité, certains équipements s’avèrent indispensables à prévoir.
Audiovisuel:
- Système de son
- Éclairage
- Écrans de projection
Autres besoins fréquents:
- Mobilier: tables, chaises, bars, kiosques
- Structures d’exposition
- Systèmes d’enregistrement des présentations
Plusieurs compagnies se spécialisent dans la location d’équipement événementiel au Québec.
Magasinez les différentes offres pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
Achat ou location ?
Pour des événements ponctuels, la location s’avère généralement plus rentable.
Toutefois, si vous organisez très régulièrement des activités similaires, l’achat d'équipement pourrait représenter un bon investissement.
Nous pouvons également vous aider pour faire le bon choix!
Le lexique de l’événementiel
L’industrie regorge de termes bien spécifiques.
Voici quelques mots clés démystifiés qui vous seront utiles :
Logistique : transport, montage, démontage
Inventaire : liste détaillée de tout le matériel nécessaire
Mobilier : tables, chaises, bars, kiosques
Audiovisuel : son, éclairage, projections visuelles
Décor : tapis, fleurs, nappes, signalétique
Accueil : personnel d’orientation des invités
Traiteur : nourriture et boissons
Dry run : permets de repérer les problèmes techniques, de peaufiner les performances et de s'assurer que tout est prêt pour la représentation finale. En résumé, c'est une répétition complète, mais sans public.
Séminaire : un événement d'entreprise implique la participation d'une équipe ou de plusieurs équipes collaborant sur un même projet
Briefing : une réunion où les membres de l'équipe de production, les artistes, les techniciens et autres parties prenantes se rassemblent pour discuter des détails et des attentes
Roadbook (feuille de route) : un document fourni par l'organisateur qui décrit séquentiellement le déroulement de l'événement.
Catering : c'est un terme emprunté à l'anglais pour désigner les repas ou la restauration fournis aux prestataires de services.
« Le vocabulaire peut sembler complexe au début, mais avec un peu de recherche, tout s’éclaire rapidement! N’hésitez pas à poser des questions »
Recruter des fournisseurs de qualité
La sélection des bons partenaires est déterminante.
Nous avons fait un article complet sur comment trouver la meilleure agence événementielle.
Allez voir, cela vaut la peine.
Promouvoir pour rejoindre votre public cible
Une promotion efficace est incontournable, peu importe la taille de l’événement.
Déployez un éventail de tactiques :
- Campagnes sur les médias sociaux
- Publicités ciblées avec Google AdWords
- Communiqués aux journalistes de votre secteur
- Infolettres par courriel à votre base contact
« Une approche multimédia mettant à profit les bons outils technologiques optimise toujours les résultats » - Équipe PQM.net
Encore une fois, nous faisons tout cela pour vous!
Pour tout trouver en événementiel, demandez à l'équipe d'expert.
Outils pratiques
Simplifiez la gestion en ayant recours à des solutions clés en main :
- Billetterie électronique pour faciliter les inscriptions
- Logiciels de gestion d'événements tout-en-un
Connaissez-vous StudioCast?
Une des meilleures plateformes « d'intelligence d'affaires » pour l'événementiel et vos webdiffusions.
Assurer une logistique impeccable
La clé d’un événement professionnel ? Une organisation militaire !
- Budget : estimez tous les coûts à l’avance
- Échéancier précis pour chaque responsable
- Recrutement et formation rigoureuse des bénévoles
- Plans d’urgence documentés pour les imprévus
« Une liste de vérification détaillée pour le déroulement assurera le bon fonctionnement tout au long de l’événement » - Équipe PQM.net
Le jour J recèle toujours son lot de surprises !
Gardez votre sang-froid et concentrez-vous sur les solutions pour offrir une expérience positive à tous.
Savoir rebondir aux imprévus
Malgré les meilleurs préparatifs, des imprévus peuvent toujours se produire en événementiel:
- Panne de courant
- Retard des livraisons
- Absence des conférenciers
Pour minimiser les perturbations :
- Ayez un plan B documenté pour les aspects critiques
- Gardez sous la main les coordonnées des fournisseurs secondaires
- Préparez des discours de remplacement pour les présentateurs
Conclusion
Grâce aux précieux conseils présentés dans ce guide, vous disposez de toutes les ressources pour créer un événement à la hauteur de vos attentes et surtout, comment tout trouver en événementiel !
En appliquant ces stratégies éprouvées à chacune des étapes clés, votre projet connaîtra sans contredit le succès espéré.
Alors, n’hésitez plus : jetez-vous dans le fabuleux monde de l’événementiel !
