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title: "Comment tout trouver en événementiel : Votre guide ultime"
description: Découvrez le guide ultime pour tout trouver en événementiel et tout ce dont vous avez besoin pour organiser votre événement de manière parfaite.
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# Comment tout trouver en événementiel : Le guide ultime

[Simon Fortin](https://blog.pqm.net/author/simon-fortin)

2024-03-01

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Que vous soyez une entreprise, une organisation à but non lucratif ou un organisateur d’événements, tout trouver en événementiel comporte de nombreux défis.

Où trouver[les meilleurs fournisseurs et ressources](https://blog.pqm.net/evenements-corporatifs-virtuels?hsLang=fr) dans le domaine?

Comment gérer efficacement le budget et la logistique?

 À quoi faut-il réellement savoir penser?

 Grâce à ce guide complet en événementiel, vous disposerez de toutes les informations essentielles pour la planification d’un événement spécial dont vous avez toujours rêvé.

[![Planifier votre production](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/1738631/interactive-137470708655.png)](https://blog.pqm.net/hs/cta/wi/redirect?encryptedPayload=AVxigLKsweTLo7xcuPKCed%2F2RckikFUamq20UG9hZRjwOa6VfcqDKTE7lWNk3PJtW929H6NqobUN%2Bqddz0FFDoXyvwXuAXR6IGWqeZtQZYceECmXSDWw0c5cGdann4bWSrgtC66SJZAsJp8NLQ1VuGGu1NXG9lY2tFxLDEea0kGdaGk%3D&webInteractiveContentId=137470708655&portalId=1738631&hsLang=fr)

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## Savoir par où commencer dans la planification

La clé du succès réside dans une préparation minutieuse.

Voici un aperçu du temps requis en fonction de l’envergure de votre événement :

- **Événements majeurs** (festivals, congrès) : 12 à 18 mois
- **Événements de taille moyenne** (gala, lancement de produit) : 6 à 12 mois
- **Événements intimes** (5 à 7, collecte de fonds) : 3 à 6 mois

> « Pour un festival annuel, nous commençons les démarches au moins 12 mois d’avance. Ça peut sembler long, mais c’est essentiel pour tout coordonner rondement! » -  Équipe PQM.net

### Conseils pour bien démarrer

Lors des [premières étapes de planification](https://blog.pqm.net/comment-planifier-un-webinaire?hsLang=fr), assurez-vous de :

- **Fixer vos objectifs** : quel résultat voulez-vous obtenir ? Augmenter les ventes, faire connaître votre marque, amasser des fonds ?
- **Établir un budget réaliste** tenant compte de vos objectifs
- **Commencer votre recherche de fournisseurs** le plus tôt possible. Certains peuvent être réservés longtemps à l’avance !

> « Avant d’entamer les démarches, je détermine d’abord l'objectif et j’estime les coûts en conséquence. Ça évite bien des maux de tête par la suite ! » - Martin, organisateur d'événements

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## Trouver le lieu parfait

![champ déserté avec une bote de foin à-la-western pour illustrer ironiquement l'emplacement d'un événement](https://blog.pqm.net/hs-fs/hubfs/blog/empy_field_hay_stack.webp?quality=low&width=1792&height=1024&name=empy_field_hay_stack.webp)

L’endroit où se déroule votre événement en définit souvent la réussite.

Comment trouver la perle rare?

#### Voici des conseils éprouvés :

### Critères de sélection

Lors de vos recherches, accordez une attention particulière aux aspects suivants :

- **Capacité** adaptée au nombre de participants
- **Emplacement** facile d’accès pour vos invités
- **Accessibilité** pour [personnes à mobilité réduite](https://blog.pqm.net/accessibilite-dans-la-webdiffusion?hsLang=fr)
- **Équipements techniques** répondant à vos besoins spécifiques
- **Budget**: comparez plusieurs fournisseurs

### Où chercher

Plusieurs outils s’offrent à vous pour explorer vos options de location de salle et de site :

- **Moteurs de recherche spécialisés** dans les lieux pour événements
- **Sites web** comme Réseau gestion événements et congrès
- [**Demandes de propositions**](https://blog.pqm.net/appel-doffres-evenementiel-guide-complet?hsLang=fr) envoyées à des endroits qui vous intéressent

Mais deviner quoi ?

Tout trouver en événementiel est simple quand PQM.net s'occupe de tout pour vous.

 Renseignez-vous sur notre service clé en main.

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## Louer de l’équipement

Selon la nature de votre activité, certains équipements s’avèrent indispensables à prévoir.

**Audiovisuel**:

- Système de **son**
- **Éclairage**
- **Écrans** de projection

Autres besoins fréquents:

- **Mobilier**: tables, chaises, bars, kiosques
- Structures d’**exposition**
- Systèmes d’**enregistrement** des présentations

[![Planifier votre production](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/1738631/interactive-137470708655.png)](https://blog.pqm.net/hs/cta/wi/redirect?encryptedPayload=AVxigLKsweTLo7xcuPKCed%2F2RckikFUamq20UG9hZRjwOa6VfcqDKTE7lWNk3PJtW929H6NqobUN%2Bqddz0FFDoXyvwXuAXR6IGWqeZtQZYceECmXSDWw0c5cGdann4bWSrgtC66SJZAsJp8NLQ1VuGGu1NXG9lY2tFxLDEea0kGdaGk%3D&webInteractiveContentId=137470708655&portalId=1738631&hsLang=fr)

Plusieurs compagnies se spécialisent dans la **location d’équipement événementiel au Québec**.

Magasinez les différentes offres pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

### Achat ou location ?

Pour des événements ponctuels, la **location** s’avère généralement plus **rentable**.

Toutefois, si vous organisez très régulièrement des activités similaires, **l’achat d'équipement** pourrait représenter un bon investissement.

Nous pouvons également vous aider pour faire le bon choix!

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## Le lexique de l’événementiel

L’industrie regorge de termes bien spécifiques.

Voici quelques mots clés démystifiés qui vous seront utiles :

**Logistique** : transport, montage, démontage  
**Inventaire** : liste détaillée de tout le matériel nécessaire  
**Mobilier** : tables, chaises, bars, kiosques  
**Audiovisuel** : son, éclairage, projections visuelles   
**Décor** : tapis, fleurs, nappes, signalétique  
**Accueil** : personnel d’orientation des invités   
**Traiteur** : nourriture et boissons  
Dry run : permets de repérer les problèmes techniques, de peaufiner les performances et de s'assurer que tout est prêt pour la représentation finale. En résumé, c'est une répétition complète, mais sans public.  
[Séminaire](https://blog.pqm.net/webdiffusion-congres-et-seminaire-2023?hsLang=fr) : un événement d'entreprise implique la participation d'une équipe ou de plusieurs équipes collaborant sur un même projet  
Briefing : une réunion où les membres de l'équipe de production, les artistes, les techniciens et autres parties prenantes se rassemblent pour discuter des détails et des attentes  
Roadbook (feuille de route) : un document fourni par l'organisateur qui décrit séquentiellement le déroulement de l'événement.  
Catering : c'est un terme emprunté à l'anglais pour désigner les repas ou la restauration fournis aux prestataires de services.

> « Le vocabulaire peut sembler complexe au début, mais avec un peu de recherche, tout s’éclaire rapidement! N’hésitez pas à poser des questions » 

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## Recruter des fournisseurs de qualité

La sélection des bons partenaires est déterminante.

Nous avons fait un article complet sur [comment trouver la meilleure agence événementielle](https://blog.pqm.net/agence-evenementielle-trouver-le-meilleur-partenaire?hsLang=fr).

Allez voir, cela vaut la peine.

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## Promouvoir pour rejoindre votre public cible

Une [promotion efficace est incontournable](https://corp.pqm.net/telechargez-guide-promotion-webinaire?hsLang=fr), peu importe la taille de l’événement.

Déployez un éventail de tactiques :

- Campagnes sur les **médias sociaux**
- Publicités ciblées avec Google **AdWords**
- Communiqués aux journalistes de votre **secteur**
- **Infolettres** par courriel à votre base contact

> « Une approche multimédia mettant à profit les bons outils technologiques optimise toujours les résultats » - Équipe PQM.net

Encore une fois, nous faisons tout cela pour vous!

Pour tout trouver en événementiel, demandez à l'équipe d'expert.

### Outils pratiques

Simplifiez la gestion en ayant recours à des solutions clés en main :

- **Billetterie électronique** pour faciliter les inscriptions
- Logiciels de **gestion d'événements** tout-en-un

Connaissez-vous [StudioCast](https://pqm.net/format/studiocast)?

Une des meilleures plateformes « [d'intelligence d'affaires](https://blog.pqm.net/intelligence-daffaires-en-webdiffusion?hsLang=fr) » pour l'événementiel et vos webdiffusions. 

[![logo de StudioCast et de Zoom : comparaison des deux plateforme de webdiffusion](https://blog.pqm.net/hs-fs/hubfs/blog/studiocast-vs-zoom.jpg?width=1536&height=768&name=studiocast-vs-zoom.jpg)](https://blog.pqm.net/choisir-outil-webinaire?hsLang=fr)

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## Assurer une logistique impeccable

La clé d’un événement professionnel ? Une organisation militaire !

- **Budget** : estimez tous les coûts à l’avance
- **Échéancier** précis pour chaque responsable
- Recrutement et formation rigoureuse des **bénévoles**
- **Plans d’urgence** documentés pour les imprévus

> « Une liste de vérification détaillée pour le déroulement assurera le bon fonctionnement tout au long de l’événement » - Équipe PQM.net

Le jour J recèle toujours son lot de surprises !

Gardez votre sang-froid et concentrez-vous sur les solutions pour offrir une expérience positive à tous.

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## Savoir rebondir aux imprévus

Malgré les meilleurs préparatifs, des imprévus peuvent toujours se produire en événementiel:

- Panne de courant
- Retard des livraisons
- Absence des conférenciers

Pour minimiser les perturbations :

- Ayez un **plan B documenté** pour les aspects critiques
- Gardez sous la main les **coordonnées des fournisseurs** secondaires
- Préparez des **discours de remplacement** pour les[présentateurs](https://blog.pqm.net/conference-de-presse-en-webdiffusion?hsLang=fr)

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## Conclusion 

Grâce aux précieux conseils présentés dans ce guide, vous disposez de toutes les ressources pour créer un événement à la hauteur de vos attentes et surtout, comment tout trouver en événementiel !

En appliquant ces stratégies éprouvées à chacune des[étapes clés](https://blog.pqm.net/guide-webinaires-de-formation-2023-8-%C3%A9tapes-cl%C3%A9s-cruciales?hsLang=fr), votre projet connaîtra sans contredit le succès espéré.

Alors, n’hésitez plus : jetez-vous dans le fabuleux monde de l’événementiel !

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