L'accessibilité numérique signifie que les sites Web, les applications, les appareils et les contenus en ligne sont conçus pour être utilisables par le plus grand nombre, y compris les personnes en situation de handicap.

« Selon les données les plus récentes de Statistique Canada, environ 27 % des personnes de 15 ans et plus, soit environ huit millions de Canadiens, ont déclaré un handicap en 2023, qu'il soit visuel, auditif, physique, cognitif ou autre. » Source : lactualite.com

L'accessibilité numérique est importante pour :

• Permettre aux personnes en situation de handicap d’accéder aux services et à l'information. Par exemple, une personne non-voyante ou un malvoyante pourra participer à une webdiffusion s'il y a une description audio ou une transcription de texte disponible.
• Se conformer aux lois sur l’accessibilité (LCA) en vigueur au Canada et au Québec. Tout manquement peut entraîner des sanctions.
• Améliorer l’expérience utilisateur pour tous. Les bonnes pratiques comme le sous-titrage profitent à un large public.
• Élargir votre audience et vos marchés en incluant les personnes en situation de handicap, soit près du quart de la population.

Bref, la conception d'un événement virtuel accessible devrait être une considération primordiale pour toute organisation.

« Saviez-vous que notre plateforme de webdiffusion, StudioCast, est conforme à la loi sur l'accessibilité? » 

Demandez une démo gratuite.

Réglementations sur l'accessibilité des sites Web

Plusieurs normes et lois régissent l'accessibilité des sites Web au Canada :

Normes internationales WCAG définies par le W3C : WCAG 2.0

Publiées en 2008 - définissent des critères de succès mesurables selon 4 principes :

• Perceptible
• Utilisable
• Compréhensible
• Robuste

Au Canada, la Loi canadienne sur l'accessibilité oblige les organismes sous réglementation fédérale à se conformer aux WCAG 2.0 niveau AA depuis juin 2021.

Au Québec, des exigences d'accessibilité similaires s'appliquent en vertu de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale.

Tous les sites Web du gouvernement du Québec et de ses fournisseurs doivent respecter les WCAG 2.0 niveau AA.

Ces lois ont des implications juridiques.

Une plainte en matière d'accessibilité contre votre organisation pourrait mener à des procédures onéreuses et à des sanctions.

Il est donc impératif de garantir l'accessibilité numérique.

Accessibilité des webdiffusions

Les webdiffusions en direct présentent des défis particuliers en matière d'accessibilité :

• Contenu audio et vidéo : impossible à consulter pour les personnes non-voyantes ou malentendantes sans adaptations.
• Nature éphémère du contenu qui disparaît après la diffusion, contrairement à une page Web permanente et à un archivage de la transmission. 
• Interaction en temps réel qui requiert des adaptations instantanées comme le sous-titrage en direct.

Heureusement, il existe de nombreuses techniques pour rendre les webdiffusions accessibles aux personnes en situation de handicap, qui seront expliquées ici.

Assurez-vous d'offrir une combinaison de 2-3 adaptations complémentaires pour garantir une expérience la plus inclusive à tous les utilisateurs.

Sous-titrage en direct

• Le sous-titrage en direct affiche le texte de ce qui est dit à l'écran pendant la webdiffusion. Cette transcription en temps réel permet aux malentendants de suivre.

• StudioCast : plateforme de webdiffusion de PQM.net
• PowerPoint : option de sous-titrage automatique intégrée qui utilise la reconnaissance vocale
• Web Captioner : service de sous-titrage en temps réel par IA avec révision humaine en option ($)
• AI-Media TV : plateforme payante de sous-titrage et de transcription automatique par IA

• Parlez clairement et à un rythme modéré
• Mettez en évidence les noms propres
• Permettez aux utilisateurs de personnaliser la taille, la police et les couleurs du texte

Le sous-titrage en direct est vivement recommandé et procurera un bénéfice pour tous.

Bien sûr, StudioCast peut intégrer tout cela en option sans problème.

Demandez-nous comment nous pouvons vous aider!

Description audio

• La description audio fournit une narration décrivant en détails le éléments visuels importants de la webdiffusion aux participants aveugles ou ayant une basse vision.
• Elle est insérée durant les pauses dans le dialogue par un narrateur ou à l'aide d'un logiciel d'édition audio.

• Comment rendre une présentation accessible : Guide Microsoft
• Logiciels : Soundforge, Audacity

• Décrivez les éléments sans interprétation
• Ne dépassez pas 2-3 phrases entre les dialogues
• Utilisez un ton naturel et un débit modéré

Bien que plus complexe à produire, la description audio personnalise l'expérience pour les non-voyants.

Conception accessible des diapositives

Pour des diapositives de présentation accessibles :

• Texte clair et facile à lire avec police sans empattements comme Arial ou Verdana, avec un minimum de 24 pt pour le texte courant.
• Couleurs et contraste : contraste élevé des couleurs du texte et de l'arrière-plan. Évitez les combinaisons de couleurs rouge et vert.
• Images et graphiques : incluez des descriptions textuelles détaillées pour chaque élément visuel.
• Tableaux de données : utilisez des en-têtes de colonnes et de lignes, évitez les tableaux imbriqués.
• Liens : évitez « Cliquez ici », mettez plûtot le texte explicite. 
  Exemple : au lieu de « Cliquez ici », écrivez « Suivez le lien pour lire l'article sur l'accessitilité »

Ces pratiques simples améleoreront la clarté et la compréhension pour tous.

Interprétation en langue des signes

• Un interprète gestuel traduit votre contenu oral en langue des signes québécoise (LSQ) en temps réel dans une petite fenêtre vidéo. Cela fournit l’accès direct pour les personnes sourdes.
• Vous pouvez trouver des interprètes certifiés sur ottiaq.org

L'interprétation LSQ donne un accès équivalent aux malentendants.

Transcription textuelle

• Une transcription écrite complète de l'audio offre l'accessibilité aux personnes sourdes ou malentendantes qui ne connaissent pas la LSQ.

• Des services de transcription automatique comme Simon Says, rev.com et temi.com sont également disponibles
• L'option de transcription manuelle par des sténotypistes (ex. : uscript) permet une plus grande exactitude.

• Fournissez le script à l'avance au service de transcription
• Diffusez la transcription en simultané pendant la webdiffusion
• Permettez la recherche dans la transcription pour faciliter la consultation

La transcription écrite est essentielle pour l'accessibilité des personnes sourdes.

Commandes tactiles et clavier

Rendre votre lecteur vidéo et votre contenu Web compatibles avec :

• La navigation par tabulation à partir du clavier pour un accès complet sans souris.
• Les raccourcis clavier pour contrôler la lecture (ex. espace pour pause), le volume, etc.
• Les commandes vocales sur certains appareils pour les personnes avec incapacité motrice.

Ces options procurent plus d'autonomie aux personnes ayant un handicap physique.

Promouvoir l'accessibilité de votre webdiffusion

Plusieurs bonnes pratiques pour promouvoir l'accessibilité :

• Annoncez visiblement les options d'accessibilité disponibles sur votre page d'inscription.
• Affichez une politique d'accessibilité détaillant votre engagement.
• Formez votre personnel pour répondre aux demandes d'accommodements.
• Sollicitez proactivement les commentaires des utilisateurs pour vous améliorer.

La promotion de l'accessibilité améliore l'expérience des participants en situation de handicap.

Conclusion

En résumé, garantir l'accessibilité de vos webdiffusions présente des avantages considérables pour tous les participants potentiels.

Plusieurs techniques et solutions existent selon votre budget et votre audience cible.

Une approche multifacette combinant plusieurs options est idéale pour maximiser l'inclusion.

Les éléments clés à retenir sont :

• Le sous-titrage pour malentendants
• La description audio pour non-voyants
• L'interprétation LSQ pour malentendants
• La transcription texte pour les personnes ayant une perte auditive
• La navigation au clavier et vocale pour les personnes ayant des handicaps moteurs

De plus, assurez-vous de :

• Respecter les normes légales d'accessibilité
• Promouvoir activement l'accessibilité auprès de votre audience
• Recueillir les commentaires des utilisateurs pour vous améliorer

Bref, avec un peu de planification, vous pouvez rendre vos webdiffusions accessibles pour tous!

Les webinaires sont devenus un outil incontournable pour le partage de connaissances et les rencontres professionnelles en ligne.

Avec la popularité grandissante des webinaires, sécuriser les données échangées est devenu un incontournable.

Dans ce contexte, comprendre et mettre en œuvre des mesures de protection des données pour les webinaires est essentiel pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations partagées.

Dans cet article, nous allons explorer les stratégies incontournables et les bonnes pratiques pour sécuriser les données personnelles et professionnelles lors de vos webinaires.

Du choix d'une plateforme sécurisée à la gestion post-événement des informations collectées, en passant par l'application de techniques de sécurisation en direct, il est temps de prendre le contrôle de votre sécurité numérique.

Principes fondamentaux de la protection des données pour les webinaires

La protection des données personnelles n'est pas seulement une exigence légale – c'est une composante cruciale de la confiance numérique entre les entreprises et leur public.

Au sein de l'Union européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) établit un cadre strict concernant la collecte, le stockage et l'utilisation des données personnelles.

Mais au-delà des aspects réglementaires, les fuites de données et les cyberattaques peuvent porter préjudice à votre réputation et avoir de lourdes conséquences financière.

Rappelons-nous (ou pas) du scandale de la fuite des données de Desjardins en 2019. 

Le cadre légal de la protection des données

Chaque organisateur de webinaire doit être au fait des lois et règlementations concernant la protection des données.

 Le RGPD est un exemple incontestable, mais d'autres lois locales ou internationales peuvent s'appliquer.

Prenez le temps de bien comprendre vos obligations légales pour éviter les sanctions qui peuvent être importantes.

Évaluer les risques liés à la sécurité des données

Lors de la planification de votre webinaire, une évaluation des risques s'impose.

D'une part, cela vous aidera à identifier les vulnérabilités potentielles, et d'autre part, à instaurer des mesures de protection adéquates.

Les risques peuvent inclure :

• Accès non autorisé : l'intrusion de participants indésirables pouvant écouter ou enregistrer les échanges.
• Fuites de données : la divulgation accidentelle ou malveillante d'informations confidentielles.
• Cyberattaques : l'exposition à des logiciels malveillants ou des tentatives d'hameçonnage (phishing).

Cependant, avec une planification et une préparation adéquates, il est possible de pallier ces risques et d'assurer une expérience de webinaire sécurisée pour tous les participants. 

Planification sécurisée de votre webinaire

Une des clés de la protection des données pour les webinaires réside dans la sélection méticuleuse d'une plateforme fiable.

Faire preuve de diligence raisonnable en examinant les options s'offrant à vous est une première étape indispensable.

Choix de la plateforme de webinaire

Recherchez des plateformes qui offrent une architecture sécurisée par défaut.

Ainsi, elles doivent proposer des fonctionnalités telles que le chiffrement de bout en bout des communications, la possibilité de créer des mots de passe robustes pour les sessions et une politique de confidentialité transparente.

Avant de vous engager, posez des questions précises pour comprendre comment vos données seront gérées et protégées.

Les réglages de confidentialité essentiels

Une fois la plateforme choisie, accordez une attention particulière aux réglages de confidentialité avant de lancer votre événement.

Voici quelques éléments essentiels à vérifier :

• Paramètres de l'inscription : Assurez-vous que les informations collectées lors de l'inscription sont minimales et pertinentes.
• Contrôle des invités : Définissez qui peut participer et comment les participants peuvent interagir pendant le webinaire.
• Options de partage d'écran : Configurez les paramètres pour limiter le partage d'écran aux seuls présentateurs désignés.

Consentement éclairé des participants

Il est vital de recueillir le consentement des participants pour la collecte et l'utilisation de leurs données.

S'assurer que les participants comprennent bien à quoi ils consentent est essentiel quand on parle de protection des données.

Cela implique de :

• Informer clairement sur l'utilisation des données recueillies.
• Offrir la possibilité de retirer leur consentement à tout moment.
• Documenter ce consentement de manière vérifiable.

Prendre ces précautions est non seulement conforme à la loi, mais cela renforce également la confiance des utilisateurs dans votre marque.

Préparez-vous à passer à l'étape suivante, où nous aborderons la sécurisation des données pendant votre webinaire pour maintenir la protection de l'intégrité de vos participants et de votre entreprise.

Techniques pour sécuriser les données pendant un webinaire

Une fois le webinaire lancé, maintenir un environnement sûr devient votre priorité.

Voici des mesures pratiques à mettre en œuvre pour assurer la protection des données pour les webinaires en temps réel.

Gestion des accès

La protection de votre webinaire commence par un contrôle strict de qui peut y accéder.

Utilisez des mots de passe robustes et envisagez des procédures de vérification supplémentaires comme la vérification en deux étapes.

La vérification en deux étapes, également connue sous le nom d'authentification à deux facteurs (2FA) ou authentification multifacteur (MFA), est un processus de sécurité qui ajoute une couche supplémentaire de protection à vos comptes en ligne, au-delà du simple mot de passe.

Exemples populaires de méthodes de vérification en deux étapes :

SMS ou appel vocal : Vous recevez un code unique par SMS ou par appel vocal sur votre numéro de téléphone enregistré. Vous saisissez ce code pour vous connecter.

Applications d'authentification : Des applications telles que Google Authenticator, Authy ou Microsoft Authenticator génèrent des codes temporaires qui expirent rapidement. Vous utilisez l'application pour récupérer le code nécessaire pour la connexion.

Limitez l'accès à votre webinaire aux personnes ayant reçu une invitation et envisagez d’instituer des salles d’attente virtuelles pour mieux contrôler l’entrée.

Communication sécurisée

Assurez-vous que la communication pendant le webinaire est chiffrée.

Concrètement, cela veut dire que ce qui se dit entre les organisateurs et les participants ne peut pas être espionné ou piraté.

Si nécessaire, recommandez l'utilisation de VPN (Virtual Private Network) pour les participants se connectant depuis des réseaux non sécurisés.

Modération active

Une modération efficace peut grandement contribuer à la sécurité de votre webinaire.

Établissez des règles claires sur ce qui doit être partagé ou non et restez vigilant face à des comportements susceptibles d’entraver la protection des données, tels que le partage non autorisé d'informations sensibles.

Demandez-nous comment l'équipe d'experts de PQM.net peut vous assister avec tout cela !

Mesures post-webinaire pour protéger les données

La fin de votre webinaire ne signifie pas la fin de vos responsabilités en matière de protection des données.

Gérer et sécuriser les données collectées post-événement est tout aussi important.

Stockage sécurisé des enregistrements

Si vous enregistrez votre webinaire, ces fichiers doivent être stockés en toute sécurité.

Optez pour des solutions qui assurent un chiffrement des données lors de leur stockage et qui appliquent des contrôles d'accès pour limiter qui peut visionner ou télécharger les enregistrements.

Gestion des données des participants

Après l'événement, vous aurez peut-être des données personnelles à gérer.

Assurez-vous de ne garder que ce qui est nécessaire et de détruire de façon sécurisée toute information superflue.

Informez également les participants de la manière dont leurs données seront utilisées à l'avenir.

Fuites potentielles de données

Mettez en place un protocole clair pour répondre rapidement à toute fuite potentielle de données.

Cela inclut la notification des parties concernées et la prise de mesures correctives pour empêcher de futures violations.

La protection des données ne s'arrête pas lorsque les lumières s'éteignent.

Elle doit être une considération continue, ancrée dans les processus de votre entreprise.

En suivant ces étapes, vous pourrez contribuer à créer un environnement de webinaire où la confidentialité est respectée et les données sont en sécurité.

Penchons-nous maintenant sur les pratiques du fournisseur de services, un aspect crucial pour garantir la sécurité de vos événements en ligne. 

Les meilleures pratiques en matière de protection des données par les fournisseurs de webinaires

Lorsqu'il s'agit de la sécurité des données, la responsabilité incombe aussi aux fournisseurs de services de webinaires.

Ces derniers doivent être en mesure de garantir une protection optimale à travers leur plateforme.

Sélection d'un fournisseur sécurisé

Critères clés pour le choix d'un fournisseur de services de webinaire :

• Conformité aux normes de sécurité : Il est impératif que le fournisseur respecte les standards internationaux en matière de sécurité des données.
• Infrastructures sécurisées : Le fournisseur doit démontrer qu'il opère sur une infrastructure qui protège et qui est protégée contre les intrusions et les pertes de données.
• Engagement envers la protection de la vie privée : Le fournisseur doit adopter une politique de confidentialité stricte et transparente qui aligne vos obligations de conformité.

Les interactions avec les fournisseurs

Il est essentiel que vous posiez des questions spécifiques sur la manière dont le fournisseur gère la protection des données.

En voici quelques exemples :

• Comment les données sont-elles cryptées ?
• Quelle est la politique en cas de violation de données ?
• Y a-t-il une assistance disponible en cas de problèmes de sécurité ?

Les réponses à ces questions vous permettront d'évaluer si le niveau de sécurité offert par le fournisseur est adéquat pour vos besoins.

Conséquences d'une mauvaise gestion des données

Voici quelques titres qui ont marqué l'actualité au Québec et au Canada.

• En 2019, le scandale de la fuite de données chez Desjardins
• Très récemment en 2023 : 100 000 personnes ont été touchées en Nouvelle-Écosse par la fuite de données
• En Ontario, environ 250 000 travailleurs de la construction ont été victimes d'une fuite de données. Encore une fois en 2023.

On pourrait continuer jusqu'à demain matin...malheureusement.

Outils et ressources pour renforcer la sécurité de vos webinaires

Il existe une multitude de technologies et de ressources qui peuvent vous aider à renforcer la sécurité de vos webinaires.

Utilisez-les pour rester informé et protégé.

Outils technologiques :

• Solutions de gestion de consentement : Idéales pour collecter et gérer les consentements de manière conforme et vérifiable.
• Services de stockage sécurisé : Pour protéger vos enregistrements de webinaires.
• VPN (RVP en bon français) et outils de chiffrement : Pour sécuriser davantage les connexions pendant vos webinaires.

Pour en savoir plus sur ce que PQM.net peut faire pour vous pour la sécurité de données sur vos webinaires, venez nous jaser !

Ressources pour s'informer

• Blogues spécialisés en cybersécurité : Restez à jour avec les dernières tendances et menaces.
  - Vectra.ai offre quelques webinaires en français sur la sécurité des données en ligne. 
  - Knowledgeflow.org a des articles en français sur la cybersécurité.
• Cours en ligne : Approfondissez vos connaissances sur la protection des données et la sécurité informatique.

En suivant ces conseils , vous serez mieux équipés pour gérer la protection des données au sein de vos webinaires.

Prenez le temps de faire vos recherches et de vous préparer – la sécurité de vos données en dépend.

Avec une mise en œuvre diligente de ces conseils, vous serez en mesure de mener des webinaires non seulement performants, mais aussi sécurisés, préservant la confiance de vos participants.

Restez vigilants et continuez à vous former pour toujours être à l'affût des meilleures pratiques de sécurité.

FAQ sur la protection des données pour les webinaires

En complément de nos conseils, nous répondons ici à quelques questions fréquemment posées concernant la protection des données pour les webinaires.

Quelles sont les conséquences d'une mauvaise gestion des données dans un webinaire ?

Une gestion inadéquate peut mener à des fuites d'informations sensibles, des atteintes à la vie privée des participants et, éventuellement, à des amendes réglementaires sévères.

Cela peut aussi affecter la réputation de votre entreprise, entraînant une perte de confiance de la part de votre audience et de vos partenaires commerciaux.

Comment impliquer les participants dans la protection de leurs propres données ?

Informez les participants sur les mesures de sécurité en place et conseillez-les sur les bonnes pratiques à adopter de leur côté, comme l’utilisation des dernières mises à jour de sécurité pour leur système et la connexion à partir de réseaux sûrs.

Est-il nécessaire d'avoir une personne dédiée pour gérer la sécurité des données lors d'un webinaire ?

Cela dépend de la taille et de la nature du webinaire. Pour les événements majeurs impliquant des données sensibles, un expert en sécurité informatique peut s'avérer indispensable pour surveiller et gérer les risques en temps réel.

Conclusion

Aujourd'hui, l'utilisation des webinaires est répandue, mais il est fondamental de ne jamais compromettre la sécurité et la protection des données.

Mettre en place une stratégie robuste pour sécuriser ces données vous aidera à préserver la réputation de votre marque et à assurer une expérience positive et sécuritaire pour vos participants.

N'oubliez pas que la protection des données pour les webinaires est une obligation légale et éthique qui nécessite une attention et des efforts constants.

Avec les conseils et les ressources que nous vous avons partagés, vous possédez à présent les outils nécessaires pour renforcer la sécurité de vos webinaires et fournir un environnement numérique de confiance.

Rappelez-vous de ces renseignements précieux et mettez-les en pratique dans vos futurs webinaires.

La protection des données pour les webinaires, c'est pas juste un casse-tête, c'est aussi l'occasion de montrer à votre audience que vous vous souciez d'eux.