La gestion d'événements en ligne pour de la webdiffusion, c'est notre « dada » depuis plus de 30 ans.
Avec la transition numérique accélérée et les nouveaux modes de travail hybrides, les agences événementielles comme nous doivent s'adapter pour offrir des expériences virtuelles mémorables.
Bien que stimulante, cette tendance nous pose de nombreux défis que nous relevons avec passions et expertise.
Sans plus tarder, voici comment nous sommes devenus des maîtres de la gestion événementielle en webdiffusion, non seulement au Québec, mais dans tout le Canada.
Les défis de la gestion événementielle en webdiffusion
Organiser un événement 100% virtuel diffère grandement de la formule présentielle traditionnelle.
Un des premiers défis majeurs est de capter et de maintenir l'attention du public à distance.
Sans interaction physique, il est plus difficile de les garder engagés tout au long de l'événement.
Un autre défi de taille réside dans la gestion des aspects techniques de la diffusion.
Choisir la bonne plateforme (nous allons y revenir), assurer une connexion stable, prévoir des solutions de secours (redondance)... Tous ces éléments logistiques sont cruciaux pour une webdiffusion fluide.
Enfin, personnaliser l'expérience pour chaque participant nécessite une approche réfléchie et créative, que ce soit dans le contenu proposé ou les fonctionnalités d'interaction mises en place.
Offrir la meilleure plateforme de webdiffusion
Le choix d'une plateforme de gestion d'événements en ligne performante et adaptée à vos besoins est primordial.
PQM.net à compris ça depuis longtemps!
Tellement que nous avons développé notre propre plateforme, StudioCast, qui compte plus de 400,000 heures de diffusions depuis sa création en 2002.
Les critères à prendre en compte sont nombreux :
- Nombre de participants attendus (petits groupes ou grand public)
- Budget disponible (webdiffusion locale, hybride, plusieurs villes en même temps?)
- Fonctionnalités requises (partage d'écran, sondages, webinaires interactifs)
- Sécurité et protection des données
- Assistance technique en cas de pépin
- Convivialité pour les participants et les organisateurs
- La connectivité et la stabilité du réseau internet
Nous en passons !
Vous avez des webdiffusions corporatives à faire?
Pourquoi ne pas avoir votre propre StudioCast à personnalisé à votre image, et par le fait même, avoir le contrôle total de votre webdiffusion!
Alors CreativeMC par StudioCast est fait pour vous!
Pour en savoir davantage sur CreativeMC et pour obtenir une démonstration gratuite, cliquez sur l'image.
De la bonne compétition!
Nous devons rendre à César ce qui est à César.
Parmi nous, il y a quand même d'autres plateformes leaders, mais elles ne sont pas nécessairement basées sur le mode corporatif comme la nôtre.
On peut citer Zoom, Microsoft Teams, Webex, ou encore GoToWebinar
Chacune présente ses forces et faiblesses qu'il convient d'analyser au regard de vos objectifs spécifiques.
| Plateforme | Avantages et Inconvénients |
|---|---|
| Zoom |
Avantages : Très populaire, simple d'utilisation, bonne qualité vidéo. Inconvénients : Limites de participants en version gratuite, problèmes de confidentialité (faille 2021) |
| Teams |
Avantages : Solution tout-en-un de Microsoft, bonnes fonctionnalités collaboratives. Inconvénients : Interface parfois complexe, performances aléatoires. |
| Webex |
Avantages : Fiabilité et sécurité reconnues, riche en options. Inconvénients : Plus cher, interface datée (d'après des commentaires dans le forum de Cisco) |
| GoToWebinar |
Avantage : Conçu pour les webinaires, outils d'engagement variés. Inconvénients : Manque de flexibilité, limité hors webinaire. |
Nous avons fait un comparatif approfondi en StudioCast et Zoom.
Nous vous recommandons d'aller lire cet article.
Malgré tout...
Gardez toujours un plan B en cas de problèmes techniques durant votre événement pour éviter la panique.
Une solution de repli simple comme de la redondance, des liens téléphoniques, et autres astuces peuvent vous sauver la mise.
En fait, venez donc en discuter avec nous en vidéo.
Avant l'événement : La préparation est la clé
Pour être leaders dans ce domaine, il faut se démarquer.
Un gros atout c'est notre préparation, VOTRE préparation que l'on fait chez nous : notre équipe ne chôme pas!
Bien se préparer en amont est la clé d'une gestion événementielle en webdiffusion réussie.
Voici un sommaire des étapes clés de notre processus (liste non exhaustive) :
- Définir les objectifs clairs et mesurables (recrutement, formation, lancement de produit, AGA)
- Préparer soigneusement le contenu et breffer les intervenants
- Formations et réunions avec l'équipe et le client (plus qu'un!)
- Promouvoir l'événement sur les bons canaux (courriel, réseaux sociaux, partenaires)
- Tester la logistique technique (diffusion, connexions, accès participants)
- L'après-spectacle : debreffage avec le client et l'équipe
- Extraction des données de la webdiffusion, de l'événement et analyse.
Pendant l'événement : Maximiser l'engagement
D'accord, nous parlons de ce que nous faisons durant une webdiffusion, mais vous avez tout de même un « petit » rôle à jouer en tant que client.
Durant la webdiffusion elle-même, votre principal objectif est de maximiser l'engagement du public malgré les contraintes du virtuel (ou hybride).
Voici quelques stratégies gagnantes que nous proposons :
➕ Interagir fréquemment avec les participants
- Sondages, questions/réponses, clavardage (nous proposons l'utilisation de Slido)
- Les inviter à partager leurs réactions, idées, exemples
➕ Bien suivre et gérer le plan de la diffusion
- Respecter le timing prévu (nous fournissons un compteur électronique)
- Faire des transitions claires entre chaque partie
- Relancer régulièrement l'intérêt et l'attention
➕ Cas pratique : Lors d'un webinaire produit, après chaque démonstration, un petit sondage permettait d'avoir un aperçu du niveau de compréhension des participants, tout en recréant l'engagement.
Après l'événement : Prolonger l'expérience
Votre webinaire s'est terminé avec succès? Hourrah! Mais...
Ce n'est pas terminé!
Une fois l'événement terminé, prolongez l'expérience en gardant un lien avec votre audience :
- Partagez les rediffusions, présentations, documents sur vos réseaux sociaux
- Analysez les données de participation, d'engagement, de satisfaction
- Recueillez les retours, critiques et suggestions d'amélioration
- Réfléchissez aux points forts et axes de progrès pour la prochaine fois
Vous pourrez ainsi tirer les meilleures leçons de chaque webdiffusion et faire évoluer continuellement votre expertise en gestion événementielle digitale.
La bonne nouvelle c'est que la dernière étape est faite par nous, notre équipe, votre gérant de projet. Cela fait partie du debreffage que l'on a mentionné un peu plus tôt.
La conclusion : PQM.net, maître de l'art
Vous l'aurez compris, réussir une gestion événementielle en webdiffusion nécessite une approche réfléchie, rigoureuse et créative, et c'est là que PQM.net ce distinct en tant qu'agence événementielle pour la webdiffusion.
Pour relever tous les défis de l'événementiel en ligne, n'ayez pas peur d'innover, d'expérimenter de nouveaux formats et d'exploiter les fonctionnalités des plateformes pour créer des expériences participantes toujours plus immersives et mémorables.
L'événementiel virtuel n'est qu'à ses débuts.
En maîtrisant dès à présent cette expertise stratégique, vous vous démarquerez assurément de vos concurrents dans les années à venir.
Alors, n'hésitez plus, foncez dans la webdiffusion avec nous !
Nous serions ravis que vous partagiez vos propres réflexions, retours d'expérience et suggestions sur le sujet.
La gestion événementielle en ligne est un domaine riche qui ne cesse d'évoluer : contribuons ensemble à définir les usages et standards de demain !
