Les événements virtuels sont devenus incontournables pour les entreprises qui souhaitent rester connectées avec leur public cible, et surtout, avec leurs employés.
Cependant, organiser un événement en ligne captivant et mémorable peut s'avérer un défi de taille.
Selon une étude récente de 2021, près de 40% des participants et employés à des événements virtuels se disent distraits ou ennuyés. Source : Bizzabo, «The State of Virtual Events 2021»
Une autre étude de l'Université de Stanford a également mis en évidence que les réunions virtuelles prolongées peuvent entraîner une « fatigue des écrans » et une baisse de l'attention des participants.
C'est pourquoi il est crucial d'opter pour des formats créatifs et interactifs qui sauront capter l'attention de votre auditoire.
Sans plus tarder, voici 9 idées d'événements virtuels pour entreprises.
Idées d'événements virtuels pour entreprises
Au-delà de ces considérations pratiques, un événement virtuel bien conçu et exécuté offre l'opportunité d'accroître considérablement l'engagement de votre auditoire.
En misant sur un contenu percutant, une interactivité constante et des possibilités de réseautage, vous saurez non seulement capter l'intérêt de vos participants, mais aussi favoriser leur rétention à long terme.
1) Conférences thématiques immersives :
Plutôt que des présentations frontales classiques, misez sur une narration captivante et des éléments multimédias riches (vidéos, animations, réalité virtuelle) pour plonger votre auditoire au cœur du sujet.
Exemple :
Conférence sur les dernières innovations en intelligence artificielle
Créer un environnement virtuel futuriste où les participants sont « téléportés » dans un laboratoire high-tech à l'aide d'un écran vert et de superpositions.
Chaque segment de la conférence pourrait transporter l'auditoire dans un autre environnement.
Défis potentiels :
Nécessite des ressources techniques/créatives conséquentes et une très bonne planification en amont.
Nous avons cette technologie et le studio à PQM.net.
Demandez-nous comment!
2) Ateliers de formation interactifs pour employés
Alternez théorie et mise en pratique à travers des exercices, des études de cas, des sondages et des séances de questions-réponses en direct pour maintenir l'intérêt.
Exemple :
Conférence hybride sur «Les techniques de vente efficaces»
Introduction (15 min) : Présentation du formateur, des objectifs du cours et rapide tour de table pour que les participants se présentent. Détendre l'atmosphère à l'aide d'anecdotes.
Module théorique (30 min) : Le formateur expose via une présentation les bases des techniques de vente : établir un premier contact, identifier les besoins du client, développer une argumentation percutante, traiter les objections, conclure la vente.
Mise en pratique (45 min) : Les participants sont divisés en petits groupes virtuels de 4-5 dans des salons séparés.
Chacun doit à tour de rôle jouer le rôle d'un vendeur face à un « client » fictif.
Les autres observent et prennent des notes. Le ou les formateurs passent d'un salon à l'autre pour guider et donner des conseils personnalisés.
Pause (15 min) ou lunch
Étude de cas (30 min) : Le formateur présente une étude de cas réaliste d'une situation de vente complexe. Par exemple, une entreprise doit convaincre un grand client très exigeant.
Les participants analysent le cas en petits groupes et proposent des stratégies.
Restitution et discussion avec le formateur.
Questions-réponses (20 min) : Session de questions-réponses ouverte à tous les participants sur les défis concrets qu'ils rencontrent.
Conclusion (10 min) : Récapitulatif des points clés, annonce des ressources complémentaires à disposition et d'un prochain atelier de perfectionnement.
Sondage final de satisfaction.
Bonus : Ajout de questions sur Slido pour les participants à l'événement virtuel.
PQM.net utilise et recommande Slido dans pratiquement tous les formats d'événements virtuels pour entreprises, que ce soit virtuel, hybride ou en présentiel.
Demandez-nous une présentation démonstration.
3) Lancements de produits virtuels avec démonstrations en direct
Présentez votre nouveau produit de manière dynamique et percutante, avec des démonstrations étape par étape, des témoignages clients et des sessions de questions-réponses.
Exemple :
Votre entreprise lance une nouvelle application mobile révolutionnaire de l'entraînement physique à domicile, appelée « Fitpourtoi ».
Voici à quoi pourrait ressembler l'événement virtuel pour votre entreprise :
Introduction (15 min) : Vidéo d'accueil énergique présentant les enjeux de l'entraînement physique à domicile et les problèmes résolus par Fitpourtoi (manque de motivation, mauvaise exécution, etc.).
Ajoutez une touche d'autodérision pour caricaturer le produit.
Démonstration détaillée (30 min) : L'équipe sous le projet fait une démonstration pas-à-pas des principales fonctionnalités de l'application. Ils nous guident à travers le processus d'inscription, la création d'un programme personnalisé, le suivi des entraînements, les cours vidéo avec coaching IA, etc.
Témoignages clients (10 min) : Plusieurs utilisateurs bêta de Fitpourtoi partagent leur expérience à travers de courtes vidéos.
- Un retraité explique avoir repris goût à l'exercice.
- Une jeune maman raconte avoir retrouvé la forme facilement.
- Un professionnel souligne la flexibilité.
Bonus : Ajoutez des questions interactives à partir de Slido.
Pause (15 min) ou lunch
Questions-Réponses (20 min) : Session en direct où l'équipe produit répond à toutes les questions des participants sur les fonctionnalités, la tarification, la disponibilité, etc.
L'engagement est assuré grâce à l'outil de sondages.
Conclusion (10 min) : Le PDG revient sur la vision de Fitpourtoi pour un mode de vie plus sain.
Il annonce une offre de lancement exclusive pour les participants ainsi que les prochaines étapes (déploiement, mises à jour, rabais employés et famille, tirages, etc.)
4) Salons commerciaux en ligne avec stands virtuels
Reproduisez l'expérience d'un salon professionnel grâce à des stands virtuels personnalisés, des sessions de réseautage (networking) et des échanges en temps réel avec les exposants.
Un excellent exemple est le Salon virtuel de l'emploi, qui a su recréer une ambiance conviviale malgré le format en ligne.
5) Concours/défis avec récompenses virtuels
Stimulez la compétitivité et l'engagement en organisant des défis ludiques avec des prix virtuels attrayants (crédits de formation, abonnements premium, etc.)
Exemple :
Lors d'un événement en ligne dédié à la croissance personnelle, vous pourriez proposer un « Défi des super-habitudes » engageant.
Le concept?
Chaque participant (employés) doit définir une nouvelle habitude bénéfique (physique, mentale ou pratique) à intégrer dans sa routine quotidienne pour le télétravail pendant 1 mois.
Pendant l'événement, il y aurait une session pour partager leurs objectifs respectifs et s'engager publiquement.
Un groupe motivationnel serait également créé pour se soutenir mutuellement.
Au bout des 30 jours, les participants devraient soumettre un court témoignage vidéo expliquant comment ils ont réussi à tenir leur engagement malgré les défis rencontrés.
Les récompenses?
Les 3 meilleurs témoignages remporteraient des crédits pour suivre gratuitement différentes formations en ligne.
Laissez aller votre imagination!
6) Sessions de réseautage par petits groupes
Favorisez les échanges enrichissants en divisant vos participants en petits groupes autour de sujets d'intérêt commun.
Utilisez des salles de discussion dédiées (breakout rooms).
Voici un exemple de format pour organiser des sessions de réseautage par petits groupes lors d'un événement virtuel pour entreprises :
Introduction (10 min) : Brève explication des objectifs et des modalités de la session de réseautage.
Présentation rapide des différents thèmes de discussion proposés.
Inscription aux groupes (5 min) : Via un formulaire en ligne, chaque participant choisit le thème qui l'intéresse le plus parmi une liste de 5-6 sujets d'actualité liés à votre industrie/domaine.
Sessions en petits groupes (40 min) : Les participants sont répartis dans des salons de discussion vidéo séparés de 8-10 personnes max, par thème choisi.
Un modérateur les accueille et lance les échanges autour d'une première question/problématique.
Il veille à faire participer tout le monde et relance régulièrement la discussion.
Pause (10 min) ou lunch
Rotation des groupes (40 min) : Nouvelle session en petits groupes, mais cette fois les participants peuvent changer de thème pour élargir leur réseau.
Mêmes modalités qu'au tour précédent.
Récapitulatif (10 min) : Les modérateurs présentent un bref résumé des principaux points/idées soulevés dans chaque groupe.
Appel à rejoindre une communauté en ligne pour poursuivre les discussions.
Conclusion (5 min) : Remerciements et clôture de la session de réseautage.
Sondage Slido pour recueillir les retours des participants.
Grâce à ce format dynamique en deux tours, les participants peuvent à la fois approfondir un sujet qui les passionne, mais aussi découvrir d'autres perspectives.
Une excellente façon de stimuler les échanges enrichissants de vos employés !
7) Visites virtuelles d'entreprises/installations
Grâce à la réalité virtuelle ou aux vidéos à 360 degrés, proposez à vos participants une visite immersive et interactive de vos locaux, destinée à vos prospects et clients.
Préparation : Mois et même peut être un an et plus d'avance
Exemple : Visite virtuelle des locaux de votre entreprise d'assemblage d'avions.
Introduction (15 min) : Vidéo de présentation dynamique de votre entreprise, mettant en avant son expertise dans le domaine de l'aéronautique et les défis que représentent la conception et l'assemblage d'avions.
Visite virtuelle à 360° (30 min) : Grâce à une caméra spéciale, vous guidez les participants à travers une visite immersive de vos installations de production.
Ils peuvent explorer librement les différentes zones : ateliers d'usinage, chaînes d'assemblage, salles de conception, laboratoires de tests, etc.
Des animations se déclenchent pour expliquer les procédés complexes de fabrication.
Témoignages (10 min) : Plusieurs de vos ingénieurs et ouvriers qualifiés partagent leurs expériences vidéo. Un ingénieur aérodynamicien évoque les défis de conception.
Un ouvrier spécialisé détaille la minutie nécessaire à l'assemblage.
Un contrôleur qualité souligne la rigueur indispensable.
Questions-Réponses (20 min) : Session en direct où votre équipe répond aux questions des participants sur les technologies employées, les qualifications requises, les perspectives, etc.
Vous lancez régulièrement des sondages pour nourrir les échanges.
Conclusion (10 min) : Votre PDG conclut en réaffirmant la vision d'excellence de l'entreprise et son rôle moteur dans l'innovation aéronautique.
Il annonce les prochaines étapes avec le lancement de nouveaux programmes ambitieux et des offres d'emplois à venir.
Défis techniques :
- Investir dans un équipement de captation vidéo 360° professionnel (caméras spéciales, gimbals, etc.)
- Maîtriser des logiciels de postproduction complexes pour assembler les différentes vues
- Développer une plateforme de diffusion en réalité virtuelle compatible avec différents casques/lunettes
- Prévoir des solutions de secours en cas de problèmes techniques durant l'événement
- Achat du matériel de captation vidéo 360° (10 000$ minimum)
- Faire affaire avec une agence événementielle qualifiée
8) Interviews/tables rondes avec experts
Faites intervenir des experts reconnus et créez un espace de discussion ouvert pour partager leurs connaissances et répondre aux questions de l'auditoire.
Similaire à « 6) Sessions de réseautage »
9) Événements de bienfaisance virtuels
Organisez une vente aux enchères en webdiffusion, une collecte de fonds participative ou tout autre événement permettant d'associer votre marque à une noble cause.
Exemple : Vente aux enchères caritative virtuelle avec la vente d'équipements d'entreprise au profit d'une œuvre de charité
Introduction (10 min) : Présentation de la cause soutenue, comme un organisme venant en aide aux personnes sans-abri.
Explication de l'objectif de collecte de fonds via la vente aux enchères de matériel d'entreprise inutilisé.
Visite virtuelle des lots (20 min) : Visite à 360°, ou linéaire normale des entrepôts de l'entreprise en direct pour découvrir les lots mis en vente : ordinateurs, mobilier de bureau, équipements industriels, véhicules, etc.
Descriptions détaillées et estimations.
Vente aux enchères (2h) : Enchères en direct en webdiffusion, lot par lot, animées par un maître de cérémonie professionnel.
Système de surenchères instantanées sécurisé, ou Slido.
Pause (15 min)
Témoignage (10 min) : Un bénéficiaire de l'organisme de charité partage son parcours vidéo pour sortir de la rue.
Course aux dons (30 min) : Parallèlement, collecte de dons participative en ligne.
Objectif : atteindre un palier de 50 000$ pour lequel l'entreprise s'engage à doubler la mise !
Remise des lots (15 min) : Dévoilement des acquéreurs finaux de chaque lot.
Signature virtuelle des ventes.
Conclusion (10 min) : Annonce du total des ventes et des dons récoltés.
Remerciements appuyés à tous les participants de la part des organisateurs et de l'œuvre caritative.
Grâce à cet événement, votre entreprise aura su donner une seconde vie utile à son matériel obsolète tout en générant des fonds importants pour une noble cause, le tout de manière innovante et engageante !
Mais qu'est-ce qu'un événement d'entreprise virtuel ?
Un événement d'entreprise virtuel est essentiellement un rassemblement en ligne qui peut prendre différentes formes, telles que :
Organisés de manière professionnelle, ces événements présentent de nombreux avantages :
Pourquoi opter pour un événement virtuel ?
Dans le contexte actuel, les événements virtuels constituent une solution idéale pour contourner les défis rencontrés par de nombreuses entreprises, tels que :
- Télétravail
- Contraintes budgétaires serrées
- Dispersion géographique des équipes et des clients
Conseils pour un événement virtuel pour entreprise réussi
Pour garantir le succès de votre événement virtuel et maximiser l'engagement, voici quelques conseils essentiels à suivre :
- Choisissez une plateforme conviviale et stable offrant toutes les fonctionnalités requises (webdiffusion (streaming), salles de discussion, sondages, etc.) Certaines options populaires incluent StudioCast, Zoom, et Microsoft Teams.
- Promouvez efficacement votre événement sur différents canaux (site web, médias sociaux, bulletins (newsletters), etc.) Créez une page d'inscription dédiée et communiquez régulièrement les détails pratiques.
- Privilégiez un contenu de qualité et une interactivité constante pour maintenir l'intérêt de votre auditoire. Alternez présentations, sessions en petits groupes, sondages, etc.
- Faites appel à des animateurs/présentateurs engageants qui sauront capter l'attention et impliquer les participants tout au long de l'événement.
- Assurez un suivi et un engagement post-événement en partageant les enregistrements, les présentations et en animant une communauté en ligne pour prolonger les discussions.
Notre plateforme StudioCast fait tout ça nativement.
Notre plateforme de webdiffusion est l'une des plus performantes pour les événements virtuels pour entreprises.
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Conclusion
Les événements virtuels pour entreprises offrent une formidable opportunité de renforcer les liens avec votre public cible, tout en profitant de nombreux avantages pratiques.
En faisant preuve de créativité et en misant sur l'interactivité, vous parviendrez à capter durablement l'attention de vos participants.
N'hésitez pas à vous inspirer des idées innovantes présentées dans cet article et à les adapter à vos objectifs spécifiques.
Que vous organisiez une conférence immersive, un atelier de formation pratique ou un salon virtuel, l'essentiel est de proposer une expérience riche, dynamique et mémorable.
Enfin, rappelez-vous que le succès d'un événement virtuel réside aussi dans une stratégie de promotion ciblée, le choix d'une plateforme de webdiffusion adaptée et un suivi personnalisé auprès de vos participants.
Alors, à vous de jouer !
Laissez libre cours à votre imagination pour concevoir l'événement virtuel le plus engageant qui soit.
Êtes-vous prêt à repenser vos événements d'entreprise pour une expérience interactive et enrichissante ?
«En présence de lumière bleue artificielle, on a tendance à plisser les yeux, ça crée une tension visuelle. On a une impression de sécheresse oculaire et ça peut occasionner des maux de tête. La performance visuelle est aussi affectée. La lumière bleue est diffuse et crée un éblouissement, on a de la difficulté à voir les détails et les contrastes.» 
